爱华网点击计算机鼠标敲敲键盘就能全面了解掌握本单位固定资产账、卡及实物代码等等盘点清查方面的管理信息，改变了以往固定资产盘点清理，多个部门投入大量人力物力时间成本，而仍盘点不清问题。通过固定资产管理数据信息化轻而易举地解决了这一“老大难”问题，实现了固定资产账物卡相符的管理目标，同时也为探索新的固定资产管理模式提供了技术支撑。 1.当前固定资产管理主要难点 一是多口分工负责责权明晰难。省级垂管事业单位实行全省垂管，内设办公室、财务部、人力部、技术部等七个职能管理部门和十一个业务部门，下设宁德、莆田、泉州、漳州等七个地市分院和三个经济实体。省级垂管事业单位单位实行固定资产分级归口管理体制，各个部门分工负责制。财务部门负责全院固定资产的综合管理，做好固定资产总账和明细分类账的核算，办公室负责财产物资的实物管理，负责固定资产编号、建卡、调配、领用管理，固定资产使用部门负责固定资产的保养、维修、清理、盘点、申购计划工作。 由于牵头部门缺乏权威性，统一协调难，部门之间分工清楚，但合作的责任、权利不清晰，相互推诿的情况时有发生，不利于从上到下、全方位、全过程地管好用好固定资产。财务部只清楚账面上的家底，却不清楚实物在哪里，保管和使用情况如何；办公室调拨固定资产，没有及时变更相关资料，保管使用部门重使用，清楚仪器设备的性能好坏，却不知其价值，资产卡片数据编制不完整，不清楚资产的价值和尚可使用年限，盲目编制报废项目。 二是多口盘点清查组织协调难。在固定资产清查中，一方面由于各部门对固定资产管理的不重视、固定资产管理人员频繁变更、办公地点的分散、内设部门的多次变更合并及多次大规模的搬迁，出现账目和实物不符的情况，特别是空调及办公桌椅、家俱等固定资产账实不符的情况特别的严重。另一方面由于历史的原因，固定资产的交接不到位，固定资产调拨中未按相关程序进行固定资产调拨，历史遗留问题较多。各部门各自为政，牵头部门组织指导协调不力，20多个部门之间相互配合不顺，从启动盘点到清查完毕用了近一年的时间，花费了大量人力、物力，才基本实现了固定资产账物卡相符的目标。 三是多口管理资产使用效益低。财务部门、办公室、保管使用部门之间各自为阵，缺乏统一的管理与控制，难以做到对固定资产实际意义上的管理。在4000多件（套）的固定资产中，仪器设备等专用设备占67%，而这些资产分布于20多个部门保管使用，基本上限于账务核算管理，很少相互之间调拨使用。特别是高精尖的大型仪器由于需要专人维护，维护成本高，归口技术部门专门管理使用效率不高，固定资产使用的整体效益不高。 2.固定资产管理数据信息化尝试与实践 院借助《金网际资产盘点管理系统》着手固定资产管理数据信息化建设的尝试与实践工作，一年来做了大量的工作，取得了比较明显的可喜成效。 实现了数据信息化管理的两大目标。一是全面清查，摸清家底。二是建立全方位多级次的固定资产管理动态数据库。 完成了数据信息化管理的三大任务。一是建立管理平台，全面、及时掌握固定资产信息，实现对固定资产从入口、使用到出口等各个环节的动态管理。二是实现固定资产管理部门、财会部门和使用部门账物卡相符。三是监督管理固定资产的收入、调出、保管、使用以及清理报废工作。 3.实现数据信息化管理采取的主要措施及成效
主要措施。一是以财务部固定资产账户的数量、金额为清查的蓝本，先后多次组织所有部门进行反复的核对与清查，主要是核对实物名称、数量、金额、保管使用人和状态，做到一一对应。对有物而与财务部账上名称、金额对不上的，要一一说明，件件清楚。二是在此基础上，对所有固定资产数据按使用部门进行录入，并编制一一对应的条形码，并进行条形码的贴标工作，与此同时采集实物的“两码”工作，一个是实物的条形码，第二个是实物的唯一的国际码，完成所有实物的“身份”界定和唯一性的识别标识粘贴工作。三是实现财务部门、资产管理部门、使用部门的“三账”相符工作。 主要成效。一是以条形码、国际码为基础，规范并实现了固定资产数据采集、查询、清查的精细化快捷方便的管理方式。在数据库里可以从保管使用单位、固定资产构成分类及资产性质等方面查询到各种信息，使得固定资产的数据查询成为举手之劳。固定资产的任何变动包括新增、调入调出、报废及出售等都与账务管理系统及时核对，保证固定资产的账卡同步变化。二是数据信息化建设保证了固定资产折旧的准确性。原来按固定资产类别分类提取折旧，由于卡片量大，无法区分某一类别中是否有超期服役的固定资产卡片，信息化建设后，对于超过计提折旧年限的卡片，系统会自动过滤掉，不再参与折旧计算。三是数据信息化建设节约了大量劳动成本，单位的发展每年都会新增大量的或报废部分的或是调拨的固定资产，若手工制作卡片仅这一项十分耗费时间，信息化建设后仅需数据转换就自动完成数据信息化管理工作，省略了手工状态下的复杂计算，也提高了核算的准确性。 4.数据信息化建设对创新管理模式的几点启示 建立健全“一个口”进出的管理机制。财务部作为固定资产的牵头管理部门，无论是在固定资产信息软件与财务软件接口、各类固定资产数据维护、组织固定资产盘点清查、调拨与报废等方面都十分便利，也责无旁贷。 在组织形式上，在单位完成固定资产信息化建设后，必须明确财务部为主管部门，落实以财务部“一个口”管理的原则，将财务审核和资产管理两者合二为一，均由财务部负责；技术部门、保管使用部门、采购等其他部门都应服从财务部的指导，积极配合，从而保持从上至下的、有力的组织管理形式，避免以往松散、多口协调，在实际管理过程中无具体主管部门的局面。 在岗位职责上，明确固定资产管理部门、财会部门和使用部门的职责权限，制定固定资产业务流程，确保办理固定资产业务的各环节相互分离、制约和监督；明确固定资产的取得与验收、日常保管、处置与转移等环节的控制要求，在制度上做好协调。充分应用数据信息化后实物管理与数据管理两者相互融入、相互依赖、方便快捷的特点，强化在一个单位内以财务部为主管责任部门，明确财务在固定资产管理中的核心地位和固定资产信息辐射的作用，抓住固定资产采购后报账和编制粘贴实物条形码这两个重点工作环节，实现数据录入、调拨、盘点、评估、报废等职能，而技术部门着重把好仪器设备的技术标准，管理使用部门则重在实物的验收、使用和日常管理，采购部门重在组织采购、验收、报账和到财务部请领实物条形码和组织粘贴条形码工作，最大限度地减少工作交叉点和协调点，使财务部的固定资产管理可以实现“一竿子插到底”的管理模式，转变以往一个单位内固定资产多部门以及复杂的管理流程，提高固定资产的管理效率。 在日常管理上，财务部应完成日常基础数据的维护与录入，并负责建立固定资产财务账、资产管理部门账、使用部门账，且必须实现“三账一致”，落实好“一个口”进出的原则，应用数据信息库强大的功能打破条块分工分隔的管理模式。 在人员配备上，财务部应配备专职人员管理和维护数据信息库，其它部门也应指定兼职的管理人员，使固定资产日常工作有专人管理。 建立健全固定资产管理的流程。要建立健全以财务部为核心的固定资产数据信息管理流程，重点抓住资产采购报账、分配请领、编制粘贴条形码、调拨、折旧、评估、报废等环节，建立健全以财务部为核心的固定资产管理流程，使财务部能够全方位、全过程对固定资产各环节实施有效监控。 要重视和加强基础数据的维护。由于实行了以财务部为核心的“一个口”进出的固定资产管理模式，日常数据信息的维护也就可以由财务部独立、准确、快捷地完成，各部门只要按财务部的要求，手持固定资产数据采集器按时限完成盘点清理数据录入工作，固定资产的资产审计和盘点清查将自动完成并同时自动生成固定资产所需要的各类工作报表。
