爱华网档案工作包括管理 档案实体、开发 档案信息资源以及为企业和社会提供档案信息服务等一系列工作。随着信息技术和信息高速公路的发展，信息经济和信息产业已经成为我国经济社会快速发展的强大动力。档案作为一种重要的社会信息资源，档案管理部门作为这种强大信息资源的管理者，如何将计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络技术等广泛应用到档案管理工作中，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，构建数字化档案网络，实现档案信息资源有效利用和共享，促进档案事业的发展，成为档案管理部门急待解决的问题。 1.利用计算机网络将馆藏数字化 所谓“将馆藏数字化”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。将档案馆藏数字化的优点：一是信息管理数字化。二是资源管理虚拟化。三是信息资源管理智能化。四是用户使用方便化。 首先，应该引起重视的是档案馆的馆藏正以惊人的速度增加，而大多数是文书档案。这主要是因为档案部门对于移交档案的接受标准过于宽泛、档案人员观念的保守等原因造成的。因此，在开展馆藏数字化工作之前，应该要做好档案的优化工作。限制档案移交部门，控制归档范围，开展鉴定工作。 其次，对馆藏档案的数字化应有选择有计划的进行。不同的档案部门可以根据自身的情况选择不同的标准。如对优化后的馆藏档案目录进行数字化；对馆藏体系进行研究，确定本馆特色档案，并将其进行全文数字化；根据馆藏基础，确定核心档案进行全文数字化；选择利用率较高的档案进行行数字化；针对服务对象的需求进行数字化。在确定目标后，运用多媒体技术，对多种载体形式与记录方式的档案进行转化。 2.利用网络进行档案著录、标引等工作 技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作，著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程，这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的，而在计算机上进行著录和标引，使得查找档案十分便捷。 在档案的编目方面，应建立区域性、行业性的档案目录网络中心，积极促进企业单位间档案目录的联网和交流。这项工作是开发档案信息资源的有效措施。通过计算机网络系统，可以建立一个互有联系、互为补充，能够多层次、多角度揭示档案信息，并满足利用者需求的计算机档案检索系统，使档案检索向自动化方向发展。档案的日常统计工作十分繁重，利用计算机代替人工工作，不仅准确且效率高。 3.利用网络对电子文件进行管理 计算机网络给传统的档案工作带来的最大改革应该算电子文件的产生。电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的，但由于它是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，档案部门应针对单位移交产生的电子文件开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。 纸质文件产生的时候，文件的内容以及重要的签署意见和印章都会集中反映在纸质文件的实体上。在执行同一项职能活动时产生的彼此具有联系的文件可以通过文件的实体管理加以体现，但是，电子文件产生的自由性和随意性，可能会产生这样的情况，办公室人员应用文字处理软件生成了文件的主体，然后，通过E-MAIL获得了领导的批示，而文件的附件中又用到了机构数据库中的数据。这样一份文件的全部内容信息，必须在文件产生的时候完整的保存下来。 4.利用网络进行档案信息网络开发利用 网络最根本的价值就在于其本身就能提供越来越完善的信息服务。网络信息资源存在着数量大、类型多、范围厂、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，更不用说深层次开发与利用。因此档案部门应做好两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化、链接化，以便引导读者快速查找到所需信息；二是根据需求，直接通过网络采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可以提供利用的二次数字信息资源。网络信息资源同样存在着采、编、流、藏几个环节的问题，但工作的难度却远大于纸质载体的档案信息。这也给档案信息服务人员提出了更高的要求。网络技术已经开始应用到档案管理系统中。例如，在档案部门通过企业局域网实现办公自动化，企业各档案系统间网络资源共享。
计算机网络技术在档案管理中逐渐使用和快速发展及新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于计算机网络的建立，使不同范围内档案利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起区域性、行业性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，用户更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身。这样以来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作。 参考文献 [1]赵治刚.数字化档案管理之我见.城建档案[J]，2010.03 [2]邱晓威．档案管理求e．中国计算机用户[J]，2001.03 [3]王鹏鹏．关于档案数字化建设的几点思考[J]．科技创业家，2011.05
