爱华网软件是企业信息化中不可缺少的组成部分，但如何选择软件却是一件比较棘手的事情。有的企业采取“拿来主义”，购买商品软件，甚至不惜重金购买“洋”软件，但大多数都因“水土不服”而难奏实效；有的企业坚持独立自主、自力更生，但结果是耗时耗力，不经济，而且开发水平与实际要求有较大差距。那么，究竟如何以较少的成本获取适宜的软件?
哈尔滨汇丰实业发展有限公司在软件开发和引进上，也曾有过误区，他们经历了从自主开发到引入商业软件的过程，最后找到了两者结合的最佳方案。
案例
写好“软件”这一笔
——汇丰实业”的一张答卷
哈尔滨市汇丰实业发展有限公司成立于1994年9月，是商贸型企业，公司下设多个品牌经营部，曾先后代理国际、国内众多知名品牌商品，如高露洁、强生、雅芳等。由于公司经销商品品种达5000余种，客户超千家，因此，物流与信息流的管理迫在眉睫。
于是，“汇丰”把网络信息化的建设作为重点项目之一，投入了大量的资金和物力，建立了高科技的网络管理，培养了一批科技人才。通过立足于全方位的运营管理，将不断运动的信息流、计划流、物流和资金流加以有效地整合，从而达到合理利用企业资源，降低库存，减少资金占用，增强企业应变能力，提高公司市场竞争力，实现股东利益最大化的目的，使之由经验管理进入到科学管理。
汇丰公司在信息化建设上经历了几个阶段，并在实施过程中总结了一些经验。特别是在软件开发和引进上，经过两次调整才最终找到与企业“粘合”的最佳点，使软件更新与企业发展同步，让信息化发挥了最大的效力。
自行开发 得心应手
公司成立后，决策层认识到只有不断提高销售管理水平，抢占更多的市场份额，公司才能赢得生存发展的空间。因此，加强自身的管理、利用现代化的计算机管理工具对销售经营工作进行管理是十分必要的。由于当时国内商业软件还不成熟稳定，价格贵，模式也少，另外也未必能够适合“汇丰”。而公司自身也存在应用水平相对较低的问题。于是公司财务部牵头自行设计、编辑了批发环节的“商业企业进销存系统软件”，并购置设备，在公司建立了局域网络，调试后于1994年正式运行。可以说，非专业企业自行开发的软件虽然并不成熟，但这种尝试当时在全国也算得上首家，而且自行开发节约了一大笔资金。
自编的商品进销存系统软件经过多次调试和完善不仅能对公司的采购、销售、收款、库存等环节进行连续跟踪管理，还可根据不同的需求生成统计报表，从而帮助管理人员对公司大量的动态数据和信息进行及时、准确的分析和处理，为公司决策层提供了可靠的决策依据，并使财务人员、统计核算人员从繁重的数字统计、成本核算工作中解脱出来，在减轻工作量的同时，也大大减少了人为的错误，保证了信息的准确性，准确地管理库房商品的进、销、存等业务，堵住了管理漏洞。更重要的是公司的这种先进的管理思想成功地挑战了传统的管理思想方式，从而推动并引发了公司在商业管理方式上的变革，为公司实现现代化商业管理奠定了基础。
随着企业的发展，1997年10月， “汇丰”所属零售店系统——惠鸿百货店开业，这使信息化系统的实施全线扩大，公司自行设计、编制的零售系统的商品进销存管理系统也随之扩展到所有零售分店，并逐渐形成了系统网络。该网络系统针对公司零售体系的特点，融合了公司对连锁分店经营的管理思想、销售终端的业务经验，恰当地运用了计算机技术，特别是计算机网络和数据库技术。新系统建立了系统管理、基本资料管理、采购管理、销售管理、存货管理等子系统。其中系统管理中包含的网络服务功能可支持从简单的局域网络管理到广域网络管理，实现了汇丰公司各分店内局域网连接管理和公司物流配送中心对所属的百家超市、亚帝女士用品护理店及惠鸿百货等零售分店的远程管理。
进销存管理网络系统的应用，初步实现了集中科学采购，降低了成本，数据信息交接及时，使公司随时把握商机，完善了对零售环节的管理，对各分店的销售经营活动基本达到事先计划、事中控制和事后反馈，加快了资金的使用效率。
全面引进 事半功倍
我国加入世界贸易组织之后，流通业将受到严重的冲击，作为商贸型企业，“汇丰”除了向广州和上海进行跨行业领域的投资外，对现有批、零规模也进行了调整，并将提高管理水平、节约运营成本、提高企业的市场应变能力列为公司优化经营管理的重中之重。但在向上的发展中，公司意识到一个问题，那就是为本公司发展奠定了基础且积累了宝贵经验的自行设计开发的管理软件已不能再适应企业向更高目标发展的要求，而重新开发的成本又过高，可以选择全面引进比较成型的先进软件。于是，2001年，公司采用了用友U8商业性软件中的财务系统与购销存系统，两个模块有机地结合为一体化应用。由于公司的管理模式、组织机构、业务流程、业务管理岗位设置等基本与用友U8软件应用达到深度结合，用友U8系统的功能很快在“汇丰”的管理中发挥出作用。
1．实现信用控制，强化应收管理
由于公司客户多、品牌多、部门多，前期形成的应收账款总额难以控制，给公司带来了很大的营销风险。系统软件通过对所有客户进行信用额的设置与控制，避免了人为的因素，加强了应收账款的管理，保证了公司资金的健康运作。同时通过即时的应收账款龄分析，回款、欠款等统计分析，不仅杜绝了呆死账的发生，还合理预测了资金流入。
2．充分发挥财务会计和管理会计的职能
财务会计主要完成公司的财务核算，月末结账后即可提供全面的会计信息，不仅准确而且及时。总账系统还能提供员工、部门、客户、供应商、项目、商品等专项核算和考核，管理者在业务处理的过程中，可随时查询包含未记账凭证在内的所有账表，充分满足公司部门经理和总经理对信息及时性的要求。
管理会计则灵活运用多种方法，通过报表工具和财务分析系统，收集整理各种信息，对财务数据进一步加工，围绕成本、利润、资本三个中心，分析过去、控制现在、规划未来，为公司管理层提供决策依据。
3．购销存系统管理更加细化
采购管理依据在库商品的周转状况，合理、科学地制定商品采购计划，促使各部门把住进货关，不仅减少盲目进货，杜绝存货积压，而且保证畅销商品不缺货、不断档。
销售管理不仅从计划上反映当时的完成状况，而且从客户渠道、商品类别、销售网络、品牌、业务员、部门等多方位来进行核算与分析，使公司的销售管理又上新台阶。
总之，用友U8进销存系统向公司中的三个主要层次(操作员、部门经理、总经理及总监)和角色提供对应的功能，公司决策层根据前两个层次反馈的信息，进行综合统计、分析，发现规律性问题，进行科学决策，不仅使公司的管理模式更符合实际情况，还能迅速地制定出最佳的企业运营方案，实现管理的高效率、实时性、安全性，达到现代化、科学化、智能化。
量身定做 更上层楼
在软件开发技术方面，“汇丰”认为先进的管理软件是现代化的管理理念、管理模式与高新技术的完美结合，技术的先进性体现在信息化系统的实施过程中，随着对用友U8系统应用的扩展和汇丰公司对企业信息化建设需求的延伸，“汇丰”对用友公司反馈了一些好的建议，建议用友公司推出自己的客户化实施工具和二次开发平台，结合公司的具体实际对正在运行的软件进行“量身改进”，为客户应用系统的开发和实施提供有效的技术保障，以实现软件引进和开发的合理对接。事实上，这种两方面的结合才真正打造了适合企业的“贴身软件”。
所以说，选择软件就像是到商场去买衣服一样，没有合适的可以先自己做，有合适的就买，如果看到好的样式而对料子不满意，就选块料子到裁缝店去订做。而企业在实施信息化的过程中，不但要促进系统的建设、实施和应用的实现，更要将成本控制在最小和最有效的范围，还要采取不同时期实施不同方案的策略，先解决最紧迫的问题。“汇丰”客户多、商品杂，应收账款数额大，这样就给商品的管理造成了很大的难度，所以在应用解决方案上确定先开发“进销存管理系统”，后上“财务管理系统”。在系统实施方案中，由于1994年计算机硬件配置低、价格高，如投入过高势必造成资源浪费，软件方面成型的很少，况且售后维护服务是问题，所以企业自己先期投入15万元购入硬件建立了局域网络，自行开发了“进销存管理系统”，做到了软件的及时维护、完善，用起来很方便。随着市场的变化和公司的发展，自1997年至2001年，“汇丰”对系统实施方案进行了重新设计，先后两次更换了硬件，并且也选择了知名软件。这些做法都是结合企业实际且卓有成效的，而既有满足企业特色的自主开发软件，又有成熟配套的软件系统支持，才是企业软件应用的最佳境界。
在企业的信息化建设中，应用软件是不可或缺的关键部分，特别是中小企业，解决好这个问题，信息化的进程就会更顺利些。
企业家视点：
中小企业信息化最重要的是务实，不要学人家用“最好的”，要看自己的情况用“最实用的”。
哈尔滨市汇丰实业发展有限责任公司总经理 张文宏
经验启示之八：
企业选择软件是个大问题，不管是制造业还是商贸企业，相信与“汇丰”有着同样经历的企业有很多。因此中小企业在选择软件上一定注意下面的问题。
1．不是最先进的就是最好的，重要的是适用。现在有些企业对信息化软件产品的功能、产品间的关系认识不清楚，以偏概全，走进死胡同，不根据生产、管理的实际需求，认为应一步到位，与国际接轨，就选国外最好的软件，结果根本不符合企业的实际。哈尔滨市某一大型国企由于资金充足购买了国外最先进的企业信息化软件，结果由于国情不同，很多单元用不上，造成系统脱节，信息化不过成了空架子。所以，不是越高级就越好，选择适用的国产软件，是中小企业的理想选择。
2．适用别的企业的不一定适用自己。在信息化建设中吸取别人的经验是应该的，但不要照搬照抄，每个不同的软件都有自己的特长，可能擅长解决企业的某方面的问题，而这又是自己的企业不需要的。因此，要考虑是否实用、是否可靠、是否有局限性等等问题，一定要结合自身的情况来选择。
3．在选择软件上比较可行的办法是量体裁衣。中小企业有条件的可以结合企业的实际需要自主开发一部分，也可以以软件服务商为主对商业软件加以改进。同时根据企业的现有状况，将需求目标分期执行，可以将需求分为基本需求、近期需求、长远规划。对于基本需求，应该是必须保证的；近期需求与软件提供商一起规划实现时间，可以在基本需求实现后马上开始实施；长远规划的方案和时间都还需要讨论，同时也应根据前两类需求实施后的效果来规划，也有可能软件提供商在不断推出新版本中，逐步满足企业的要求。
