事件管理流程 事件管理 --事件万花筒



(文章节选自作者出版作品《事件管理》)

事件的广袤宇宙丰富多彩,令人目不暇接。任何形式的分类恐怕都难以概其全貌。根据不同的目的和发生环境,事件可以归属于不同的种类。下列图表将事件的主要类别作一罗列:尤其侧重于对公共领域的事件与个人及团体关注的事件作出区分。

按照以往的标准,任何事件都是特殊的。“超级事件”与“标志性事件”这两个概念通常用于公共事件。这些事件主题新颖,独特,最容易成为媒体的宠儿,被炒成热门话题。但是其它的新闻事件,如战争,自然灾害,犯罪,不属于事件管理的范畴。然而,未经策划的新闻事件,对于精心策划的事件有深刻影响,也必然波及目的地的形象与品牌。

1, 文化庆祝:节日,嘉年华,宗教事件,游行,文化遗产纪念

2, 艺术/娱乐:音乐会,表演,艺术展,颁奖典礼

3, 商业/贸易:市场与销售,消费者贸易展,展销会,博览会,国际会议,公关事件,筹款会

4, 体育竞赛:专业比赛,业余比赛

5, 教育/科技:研讨会,学术会议,年会

6, 休闲:游戏,娱乐性体育,喜剧类事件

7, 政治/国家:就职典礼,名人到访,政治集会,授权仪式

8, 私人事件:个人庆祝,包括周年庆典,家庭节日,成年仪式,婚礼;社会事件,包括聚会,狂欢会,团聚会,

表中列举的公共事件的种类在每种文化和社团组织中都能发现。文化庆典包括节日与嘉年华,宗教和文化遗产仪式,游行与展示,历史性聚会。庆祝也是事件大家庭的重要成员。

体育竞赛分为专业与业余。从全球公认的概念出发,要想给体育竞赛分类是十分复杂的。比较而言,无数的游戏和竞技活动明显体现了休闲的目的,因此被归入了其它的类别。

艺术与娱乐事件的形式有庆祝,表演及展示。既有赢利性质,也有公益特色。在商业与旅游的分类中则有商业会议,年会,贸易展,销售与市场展示,消费者及产品展,大型会展,筹款会,和其它公众事件。它们依托于私有企业和非赢利组织,并为零售和贸易商创造机遇。

教育与科学事件的表现形式有研讨会,演讲会,学术年会。主要目的是学习和交流信息。政治和国家事件或许是最小的类别,但重要性不可低估。重要人物到访,政治集会及政党大会,都能引起社会的关注和媒体的报道。而就职典礼,加冕庆典,授权仪式,更聚焦了全球的关注。

超级事件(MEGA-EVENT)

超级事件是对城市或国家产生重大社会影响和经济规模的事件,极大地促进当地旅游,激发全球媒体报道,创造出非同寻常的知名度。

“MEGA”在英文中意味着庞大或超大的,如果用精确的译文,可译为在公制和十进位制中的“一百万”。奥运会与世博会被称为超级事件应当之无愧。国际政治集会,全球产品展,狂欢节,国庆节日的定位如何哪?MARRIS(1987)认为超级事件的定义与以下要素相关:参加者的数量,费用,及心理。参加者的数量不应低于一百万,事件创造的经济价值不应低于5亿美元,要成为全球公众生活中不可多得的盛事,事件必然具有非凡的世界性声誉。这一点也是超级事件能够获得政治支持的关键。对超级事件的经济影响力的研究也会反映到它的最终定义上。比起规模,花费,品牌,形象这些变量,经济影响力的涉及的领域更宽广,运用的研究工具也更先进。愈来愈多的复杂的现代数学模型和经济理论被介绍到事件管理的理论中并逐渐主导超级事件的应用研究方向。

以超级体育事件为例,我们发现它们具有的共同特征:与传统文化的息息相关;蕴涵着深远的历史意义;富有改变公众心理的神奇魅力;吸引全球传媒的威力。超级体育事件中穿插有游行和庆祝活动,常在特殊城市和地点发生。譬如2002年在韩国汉城举行世界杯赛,就包容以上几个方面:观察一下世界杯给全球球迷带来的疯狂与激动,可见度,塑造的新形象,超级球星的豪华阵容,亚洲名城的东方魅力,席卷全球的足球传统的淋漓尽致,杯赛开幕式的盛况空前。

有些事件虽不能吸引足够多的观众,但却能对全球范围的公众或某些特定市场的观众产生影响。以此为根据,能激发铺天盖地的新闻报道的事件或在特定人群中塑造完美形象的事件也可称为超级事件。在华盛顿事件管理专家李莎德尔菲(Delpy)和希金森(Higginson)看来,超级事件的定义应由它的意义决定,其他经济指标仅仅具有参考价值。

民间事件 (Civic Events)

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从1976年美国诞生二百周年的庆祝到随后的成百上千个城市乡镇的百年庆典,美国进入了其历史上盛大事件的繁荣时期。在欧洲和亚洲,盛大事件深深地根植于宗教,文化,仪式的传统中。美国不仅融合了其它文化的传统,同时创造了深具北美特色的盛大事件,譬如加利福尼亚州帕萨蒂娜的玫瑰花车大游行,这个盛大事件对所有公众开放,赢得了当地民众的心,成为反映当地文化的标志性事件。美国的不断进步与成熟,引导着“美国制造”的事件产业向前发展。在开放的中国,当事件管理人将中国五千年的辉煌历史与全球市场有机结合时,所有东方的传统,文化,宗教,庆典,仪式,民间活动,将为事件产业创造出前所未闻的机遇和巨大财富。可以预见,不久的将来,“中国制造”的盛大事件将成为全球事件产业的发动机。

展览会 (Expositions)

与博览会和节庆相关的是展览会。展览会分为公共和私营两种。从历史上说,展览会提供了零售商与批发商会面的地方,也提供了供货商向购买方介绍他们的产品与服务的地方。市场营销专家认为展览会是最经济最有效率的达成销售的方式。去展览会的人们显然更有购买倾向。另外,展览会的展位为参展顾客提供全方位感官经验,客户更易于在这种情境中作出购买决定。该领域的一个重大趋势是单纯的贸易展和展览会已经转化成“全方位感官秀”,多种形式的教育和娱乐节目被融入其中。这个领域扩展很快,每年都有崭新的贸易展被推向市场,更多小型贸易展被整合到较大的贸易展中,对于嗅觉灵敏的事件营销经理来说,这个领域意味着很多获取赢利的机会。

博览会和节庆 (Fairs and Festivals)

在古代,人们聚集在市场进行商业交易。商业与宗教影响很大,慢慢地渗透在今天的博览会,节庆和其它公共事件的发展中。印度的宗教节日和美国的音乐节,比较而言,都是公众体验的万花筒,与参与者的生活息息相关。这个体验万花筒包括表演,艺术与工艺展示,和使得参加者与观赏者的生活更加富有意义的媒介。

这些博览会与节庆已经经历了非同寻常的成长。无论规模大小,所有城镇都在寻求或希冀凭借此类事件增加旅游收入。一些社区在旅游淡季运用此类事件刺激旅游发展,其他社区在周末以此吸引休闲顾客。不管原因如何,商业博览会与非赢利的节庆为各种不同类型的组织提供了无限多的机会去庆祝他们的文化,使参与者更深地理解生活。

标志性事件 (Hallmark Events)

奥林匹克的发展给予一个绝佳的例子说明,在过去的世纪中,标志性事件在规模和数量上的长足进展。从美洲杯橄榄球赛到“牵手横跨美国”,到自由女神的百年诞辰,二十世纪八十年代是这类超级事件的持续发展时期。电视的普及无疑促进了这种趋势,但旅游的强大经济影响力是这些事件发展的主要动力。具有讽刺意义的是,世界博览会的发展却步入低潮,原因可能在于以往世界博览会推出的发明创造(如太空旅行,电脑,电话会议)都已不再显得新奇。人们缺少对未来预测的欲望,因为人们希望看到的未来的发明实际上在博览会开幕之前都出现发生了。从另一种意义而言,这也恰恰是重塑,复苏并延续世界博览会品牌的良好机遇。

酒店业 (Hospitality)

在世界范围内的酒店行业,酒店正在扩展它们的业务,从仅仅提供房间与餐饮服务到提供事件策划服务。美国田纳西州的首府纳什威尔的欧佩兰酒店可能是世界上第一个设立特殊事件部门并借此赢利的酒店。紧随其后的是凯悦酒店事件制作公司。现在,世界其他重要酒店连锁集团,比如万豪酒店集团,都在探求事件策划及制作的新方法,并希望从事件管理中谋利。

会议 (Meetings and Conferences)

会议产业理事会是一个行业组织,它的调查报告显示会议产业每年对美国经济的贡献超过八百亿美元。自五十年代喷气式飞机投入使用后,会议的规模和数量都成千倍增长,参加者可以飞到目的地参加为期四五天的会议。这些事件主要以教育研讨会为主,为协会会员和公司雇员提供交流的机会。经济全球化导致国际会议的超速发展,结果是事件经理无论在国内还是国外都需作频繁的旅行。

零售商的促销事件 (Retail Events)

从古代市场的初期,零销商就开始设计促销事件以吸引购买者并扩大销售。这种模式从十九世纪六十年代和七十年代逐渐盛行,零销商依靠一整天的促销事件来吸引成千上万的消费者来到他们的店铺。体育明星,肥皂剧明星,和栩栩如生的卡通剧主角出现在周末的促销事件中能够增加人流量及销售量。现在的销售商更加精明,他们凭借市场研究成果设计长期的促销事件,运用整合方式将广告,公关与促销融为一体。他们发现,将产品与特定慈善目的或社会议题(譬如特殊教育,扶贫,乡村民主)紧密结合的关联营销方式,在建立忠实顾客群,改善销售方面效果显著。这种从短期事件策划向整合营销事件的过渡是事件产业的这一分类的主要变革。

社会事件 (Social Events)

传统出生典礼,成年仪式,婚礼,金婚纪念,社交晚会及其它千百种社会事件,庆祝永逝的人生中具有里程碑意义的事件,都进入飞快增长的时期。原因有二:医疗保健事业的发展使美国人的平均寿命持续稳定地增长,人们有更多更好的机会庆祝他们的生活。仅仅几年前,金婚纪念是很稀罕的事件。今天,几乎所有明信片零售店销售金婚纪念卡。在北京,上海,甚至许多中小城市,婚庆公司,新婚摄影工作室,风俗礼仪公司如雨后春笋般的出现,为新人设计独特难忘的婚礼事件。社会事件的增长由此可见一斑。

在婚庆分类产业中,现代的婚礼及其它相关事件可持续三四天。这是因为分散的家庭成员必须旅行相当远的距离以参加婚礼庆祝。另外,我们居住的世界节奏愈来愈快,也使得家庭与朋友更珍惜相聚的难得时光,同庆生命的欢乐与庄严。不管原因大小,社会事件在规模,持续时间,预算上都有明显增加。由于时间缘故,人们转向事件管理公司去组织策划这些重要的人生事件。

葬礼业报告显示,生意一片大好。美国老年人的数量增长较快,许多人并不属于各种教会。因此,辞世之时,最后的葬礼会选择一个中立的地方。美国的多数举行葬礼仪式的教堂建于五十年代,现在要求整修翻新以适应新出现的变化。现在,很多新的殡仪馆被建造,而旧的殡仪馆被翻新改造。

美国事件管理奠基人裘8226;杰夫8226;戈德布莱特博士曾预测,未来的葬礼仪式和相关的社会事件会在酒店里举行,因此在大都市中心老年人集中的地带,新的殡仪馆的建设应与酒店和汽车旅馆的建设配套,这样可以为外来客人提供全套服务。五十年代以来,传统家庭模式逐渐衰微,根据美国社会特有的迁移天性,可以推断,婚礼,葬礼,和家庭团聚事件将成为联系家庭成员和朋友的中心纽带。也许,对于未来的事件管理人,另一个发展方向是设计出跨越整个生命周期的事件环境,提供全方位的配套服务,包括重要事件的发生地点,如度假胜地和休闲地。

社会事件一直是很重要的。在你步入垂垂老年之时,你的记忆力已经衰微,你可能忘记了你生命中的许多方面,都如过眼云烟。可是你难以忘记的可能是你可爱的小女儿的婚礼,你的金婚典礼,还有其它的铸成你生命的里程碑事件。这些事件才使你的一生过得有意义。

体育事件 (Sport Events)

体育事件是事件管理产业中最迅猛发展的领域。管理与营销大型体育事件通常被认为是事件经理的顶级专业经验之一。全球职业体育市场扩张和体育明星知名度的高涨,体育事件的全球化与商业话,体育名人殿与体育博物馆的大量涌现,体育理念与企业顶尖品牌的日益融合,体育俱乐部与体育赞助的规范化与法律化,体育事件经理与经纪人的知识化与职业化,代表着未来体育事件产业的几种显著的趋势。

裘8226;杰夫8226;戈德布莱特博士,格林汉姆与李莎德尔菲博士合著的“体育管理与营销顶级指南”一书提到美国体育市场可提供的数百万工作机会,主要在增长幅度较大的体育事件的制作,管理与营销领域。体育事件和其他特殊事件有共同性:同样的服务定位,庆祝性与戏剧性的统一,充分的媒体报道,组织与运作的相似性,对顾客与消费者的激励方式也大致相同。

观察一下世界杯足球赛超级球迷的疯狂给整个世界带来的激动,可见度,塑造的新形象,巨额的利润。无论赛前赛后,精心策划的事件被用于吸引观众,迷倒观众,激励观众。无论结果如何,观众们一如既往地支持他们心中的梦之队。赛场风云变幻,唯他们痴心不改。事实上,因为融合其中的赛前展示,赛后烟花光色,音乐表演,以及赛事间的以促销为目的的娱乐游艺,体育和娱乐间的区别愈加模糊。

对全球亿万球迷而言,体育意味着一切的一切。这是无与伦比的爱情;这是宇宙最神圣的语言;这是席卷全球的震撼与激情。F1挑战极限,姚明重塑中国健康形象,高尔夫对品味和风尚释,奥林匹克展现最强,体育文化商业,日益融会,通过千万个事件绽放,事件管理正是潜在的推力。

艺术事件 (Art Events)

艺术事件有它们自己的专门术语和专业协会。国际节庆联盟(FIDOF- International Federation of Festival Organizations)创立于人1967年,目的为了统合世界上主要的音乐文化盛会,促进节庆对生活的重要性。它的网络遍及70个国家和近2000个音乐文化节日。它的策划的范围包括信息交流,事件合作,艺术家互访,和全球节日协调。它隶属于联合国教科文组织旗下的国际音乐理事会。联合国教科文组织下隶属的艺术事件组织还有国际民间节庆艺术理事会(International Council of Organizations for Folklore Festivals and Folk Art)。

艺术事件包罗万象。艺术事件也是无国界的。在艺术风格与形式上相差很大。从定义上看,短暂的艺术属于特殊事件。原创的一次性表演属于另一种艺术事件。这是事件产业中最具发展潜力的领域之一

音乐会可以成为短期或定期举行的特殊事件。对于事件管理人,如何选择与众不同的地址,安排富有天赋的表演艺术家,并营造浓厚的节庆气氛,是制作出风格独特的事件的关键。

博物馆与艺术厅中的艺术展览并不一定被称为特殊事件。但是大艺术家或珍稀作品展愈来愈受到媒体的青睐,并带动了艺术旅游。这样的艺术展览很容易感染盛大节日气氛。

在世界每个角落都能发现丰富多彩的艺术节。从传统定义上说,艺术节为了庆祝特定的艺术形式,艺术家,或者是庆祝艺术世界中具有特别重要的历史意义的事件。这样的艺术节常带来十分精彩的表,提供机会使该领域顶尖艺术家荟萃一堂,有时还穿插有教育,比赛和颁奖仪式。

  

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