爱华网5S管理规范草案
第一条 总则
为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下制度。第二条 本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工。第三条 整理1. 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。2. 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。 3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”； 分类如下：1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；2) 空间：柜架、桌椅、储物箱等。3) 物品：个人用品、装饰品4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ；5. “不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或拍卖；必要品的使用频率和常用程度基准表
常用程度 使用频率 处理方法低 61548; 过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用 丢弃中
61548; 在过去的6个月中只使用过一次的物品61548; 一个月使用一次的物品 集中存放（例如归档或存放在库房中）高 61548; 一周使用一次的物品
61548; 每天都使用的物品61548; 每小时都要使用的物品 保存在办公桌或随身携带第四条 整顿
61618; 卡座区整顿：1. 办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。2. 抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：61557; 个人的东西61557; 个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）61557; 文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）61557; 空白稿纸、不常使用的文具等3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；4. 电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；5. 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；6. 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；7. 桌洞下不得堆积杂物。8. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。61618; 办公室整顿：
1. 办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；2. 抽屉：同卡座区规范；3. 电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；4. 垃圾篓：置于桌后；5. 饮水机：放指定地点，不得随意移动；6. 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；7. 外衣手袋：同卡座区规范61618; 文件、资料管理整顿： 1. 档案管理依据《集团档案管理制度》执行2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；4. 储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的夹子里。61618; 信件、电子邮件（OA）整顿：
1. 做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里；2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；3. 为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不要超过一定数量，经理、处长不得超过100封，部长不得超过50封，员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。第五条 清扫公司新办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯）不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等清扫基准对象 清扫标准要求 周期 清扫时间个人区域 桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 每天5分钟清扫 每天下班后5分钟办公设备 主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢 每周一次 每周五下班前15分钟文档 桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件
超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档无破旧的卡片、册子、档案、报刊等无无用的手稿与工作无关的文件 每月一次 月末第六条 清洁
61618; 落实整理、整顿、清扫工作。1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。2. 利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛61618; 保持5S意识
第七条 素养
61618; 遵守《集团员工手册》有关规定61618; 遵守《公司日常管理规定》61618; 素养巡查行政部每天两次例行巡查（早晨、中午）每月底5S推行委员会对整个公司的5S执行情况进行检查5S推行委员会主任委员对公司不定期巡查奖惩条例
采取记分制，每人每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分，违反《公司日常管理规定》者扣10分。行政部每天进行检查，对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计，对被扣5分者给予警告处分，被扣10分者扣发当月工资50元，15分者100元，以此类推。每月各公司、处室的所有员工得分的平均分作为各公司、处室每月得分，对连续两个月排名第一名的公司、处室的员工给予当月平均奖金10%的奖励；对连续两个月排名最后的公司、处室的员工扣发当月平均奖金的10%。年终将每位员工每月得分相加，得分最高者评为“5S先进个人”给予精神、物质奖励。
