爱华网一、 如何才算真正的ERP系统 市场全球化后，特别是进入了二十一世纪，互联网已经被越来越多的企业在商务活动中加以利用。所以现在的市场特色就体现为“变”、“快”、“广”。即随着新技术的不断产生，整个全球市场的变化越来越频繁，而且想要占得市场先机，就必须是快速的变化。其广度也是前所未有的。想要跟上这种市场节奏，单靠原始的手工作业或只面对企业内部的MRP（Manufacturing Resource Planning制造资源规划），是不能满足企业了解瞬息万变的市场，并因市场变化而调整企业的经营策略所需要的，所以在互联网（Internet）时代，企业的信息化建设不仅要考虑自身，还要考虑到如何应用互联网加强企业与外部市场的交互服务。即必须将客户与供应商分别当做企业的“前端办公室”和“后端办公室”的所有信息纳入到企业内部的系统中来，所以真正的ERP系统必须具备以下特点：1、 按供需链管理扩展功能：在市场全球化的今天，一个企业要想获得生存和发展，如果单纯依靠原始手工作业和旧有的电脑管理系统，就好象一个“信息孤岛”一样，如果不能实现数据共享，不让企业各部门之间，企业与企业之间实现数据互通，跟上市场变化的节奏只能是一句空话。因此，企业应该更多的运用计算机技术让企业本身与客户与供应上之间形成链接，并能依据各项运作数据，为管理层做各项经营决策提供准确的数据和图表：MRP（Manufacturing Resource Planning）制造资源计划MRP是一种以计划与控制为主线，面向企业内部以实现整体效益为宗旨的管理信息系统。必须做到对系统的所有信息有效储存、传递、管理和应用。涵盖范围包括：产品研发&制程工程、料品存货管理、营业销货管理、采购验收管理、生产管制、物料管制、制程管制、品质管制、委外加工、财务以及成本等。它能实现物流信息与资金流信息的集成，能使“财务帐”与“实物帐”同步生成。MRP是ERP的重要组成部分。在内部还没有形成准确快速的信息沟通前，就开始做与外部的数据交互服务只能适得其反。就好象在不牢固的地基上搭建摩天大楼一样。EC（E-Commerce）电子商务 随着现代经济的蓬勃发展和互联网的广泛应用，电子商务应运而生，它的兴起，无疑为商界带来另一波的革命，它将改变全球的经济运作模式，也将成为亚洲企业一决胜负的关键。ERP系统应具备E-Commerce的整合能力，甚至将EC功能介面纳入基本体系当中，这样才能加强客户与企业的沟通，扩增业务往来效率。SCM（Supply Chain Management）供应链管理企业与供应商之间，本着困难互助，信息互通，风险共担的原则，通过网络技术，将上下游之间联系起来。比如，企业从产品的开发，成本结构订定，制造排程到配销运送等企业活动，与供应商协力合作进行合理化的管理。为企业合理地制作销售计划、采购计划、生产计划，充分优化管理信息流、物流、资金流、价值流和工作流提供准确而快速的数据。QRM（Quick Response Management）快速回应管理制造业与买卖业最大的不同，在于其复杂的管理机制，众多的复杂的因素无时不刻地影响着企业的运作： 不断发生的产品设计变更； 随市场和客户的需求而产生的生产变更； 不定期的机器故障，模具工具冶具的复杂管理； 员工不预期的请假状况； ……所有这些状况都将影响到企业如何按时、按质、按量、合理价位地提供给客户产品，因此企业一定要有一套具备QRM快速反应机制之经营管理中枢神经网路资讯系统。EIS（Executive Information System）决策支援系统企业经营决策者在做出各项营运计划时，必须有一定的参考依据。比如一定要在了解外部市场的变化、需求后，才能将企业资源做最适当的分配，以适应外部的变化。因此ERP系统必须提供决策者归总、分析资料的机能，透过图表解析，使其易于市场分析。产业动态、部门损益等做有效的决定。EDI电子数据交换 就企业的经营模式而言，越来越多的企业其营销与生产部门分开管理，有些甚至是跨地区，跨国，所以实体与实体之间就存在一定的联系，就企业的经营方法而言，因为外部市场的变化越来越频繁，所以企业与客户和供应商之间的文书、资料及情报等资料的交换也随之增多，采用电子资料的方式进行数据交换，比较手工作业和初级的电脑作业，企业就更能快速地因应市场的变化而调整，而且在成本方面也是比旧有作业模式节省非常多。 同时ERP还要考量与其他管理方法与技术之间的兼容性。如ISO9000，自动仓存，制程的自动化控制等。另外如果是跨地区或跨国经营，ERP系统还要支持切换多语种，多币制，多税制以及多工厂管理的功能。 ERP的功能是伴随市场竞争环境下管理的需要而扩展的，而且是没有止境；上面只举了目前阶段一些主要的功能要求。事实上，它的要求已经超出了制造业的应用范围，成为一种适应性强，具有广泛应用范围的企业管理信息系统，而且还在不断地发展。2、 采用计算机和网络技术的最新成就ERP是软件，与各项电脑技术联系在一起的。比如用户界面技术，SQL结构化语言，关系数据库管理系统等。但是ERP软件的开发除了符合现有的电脑技术外，还要考虑以下几点：应用整个系统的成本 对一个企业而言，从推行到稳定地使用一套真正的ERP系统，其间要耗用一定的成本。因此，除了要考虑系统的实用性，还要考虑到如何降低它的应用成本：如为了降低系统开发工具的转换成本而采用软件元件工业标准（DCOM&DNS）；为了降低维护成本而采用N-Tier架构,这样远距Client时,只需维护AP Server端,且只需安装AP Server or Terminal Server Mode。从而大大降低维护成本。与互联网结合（Web Solution） 随着市场节奏越来越快，市场范围越来越大，基于传统的作业模式，企业都将受到时间和空间的影响，但随着互联网的应用越来越广泛，在用户端（甚至是手提电脑或掌上电脑）只要安装浏览器（BROWSER），通过互联网就可实现与ERP系统的连接作业，从而打破时间和空间所造成的局限。而且安装成本也比较低。另外，从对外联系的角度来看，与互联网结合，也更易于和电子商务介面连结。扩充系统能力 企业应用系统不能只考虑到目前的应用状况，要考虑到如果系统的用户数量增加，那现有的架构和配置是否能在发展中继续保持系统的应用品质和速度。比如N-Tier比较2-Tier的架构支援多10倍以上的上线人数，硬体架构扩充延展性更高。3、 适应企业业务流程重组（Business Process Reengineering）的要求业务流程重组是上世纪末出现的一种全新管理思想，它强调以业务流程为改造物件和中心、以关心客户需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，利用先进的制造技术、资讯技术以及现代化的管理手段、最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，以打破传统的职能型组织结构，建立全新的过程型组织结构，从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。而ERP是一种管理软件，管理软件的定义就表示它除了是一种应用软件外，它还要起到使企业的日常经营管理活动自动化，对企业传统的经营方式进行根本性的变革，使其更加合理化、科学化的作用，从而大幅度地提高企业的经营效益。可以毫不夸张地说，企业应用ERP后效益的提高，一方面是来自于ERP软件本身，另一方面就是得益于业务流程重组。ERP与BPR之间是相辅相成的关系：一方面ERP软件的设计背景要求企业进行相应的业务流程重组。因为我们都知道，ERP是适应市场状况和管理要求以及互联网的广泛应用而产生的先进的企业管理资讯系统。而众多的企业还处在只适应传统经济模式下的运作状况，而这沉冗的业务流程大大影响了生产效率和竞争能力，不可能应对现代瞬息万变的市场环境。这样的一种企业管理现状就必然要求籍由一种先进的管理技术来改善目前状态下的业务流程的缺陷。另一方面业务流程重组为ERP的实施提供准确的数据和通畅的流程。ERP软件的应用改变了我们传统的经营管理方式，它将企业的经营管理活动按照其功能分为了像制造、营销、财务、人力资源管理等几大模组，它们的功能实现无疑要求企业对原有的组织结构、人员设置、工作流程进行重新的安排，以保证ERP功能的实现。如ERP系统运行需要大量、有效的基础资料，而系统自身是无法判断这些资料准确与否的。这就需要我们必须对基础资料进行优化分析，也就是说企业在ERP应用前一定要开展管理咨询和业务流程重组，通过强化企业管理来确保基础资料的准确性。这个阶段的工作是不可逾越的，特别是对于长期处于管理粗放的状况的企业而言，就显得更为必要。这就好象应用ERP可降低库存量和资金占用，如果不对安全库存量、采购提前期、采购批量和市场行情等进行准确的分析和设定，那么ERP又怎能有效地降低库存量和资金占用呢？诸如此类的问题不解决，ERP应用效益难以实现，产生的效益也就很有限。综合以上三点，一个企业要想全盘实现ERP，就不能单纯依靠组织内部的电脑部门的程序在企业现有的运作程序的基础上写一套程序加以运作，这充其量只能是从手工作业转换到电脑化作业，因为这些程序员对工厂管理及产业特性和市场动态并不清楚，根本不可能对整个工厂的管理提出好的控管方法。另外，一些企业在找ERP软件的时候，只是单纯看软件供应商的名声以及软件的价钱，忽视了软件在企业的实用性，造成了整个工厂因为这些不符合工厂管理型态的软件不但不能帮助企业提升，甚至会对企业造成跗面影响。正确的程序应该是针对现行流程进行调查，与终端使用者一起初步分析，共同思考怎样的ERP系统才能改善企业管理状况，其次是系统本身是否具备建置弹性。好的ERP系统，可针对企业个别需求，选择最适合的建构。但水能载舟，亦能覆舟，资讯系统要能不断调整角度，适应企业文化，重新定义各部门的标准作业流程，以免因为错误的资讯而对企业造成致命的杀机。而且，在评估软件的功能面时，还要考虑软件供应商的辅导师或管理顾问的能力，籍以评估该公司的实力和经验。二、 如何建置一套ERP系统ERP是一套庞大的系统，它覆盖了整个企业内部，甚至涉及对客户以及对供应商之间的联系。所以真正的ERP系统是不可能在短时间内在企业全面建置起来的，真正的具备推行ERP经验的资讯公司都会有一套完整的推行步骤：这个步骤基本分为两个大部分：1、 教育训练部分企业若想成功地导入一套完整ERP系统，首要因素既是企业内部之部门主管及员工必须对该系统及ERP相关理念有相当程度的认知。因此充分的教育训练是系统顺利导入的重要前提。企业要配合资讯公司要制定出系统教育训练方案，以确保系统之训练连续不断，纵观整个ERP上线导入过程。最终使各部门主管及相关人员了解进而熟悉系统之各项功能及作业流程。教育训练又分为大堂课训练与上机训练两种形式：大堂课教育训练：资讯公司之管理顾问依实际需求对企业各部门主管及相关人员授课，着重于对系统流程及主要功能之介绍。上机训练：顾问会依部门实地教授各相关人员具体操作系统，主要讲解各画面相关栏位与操作注意事宜。2、 系统导入部分系统导入部分具体划分为以下三个阶段，循序渐进自可如期完成系统全面上线：系统导入筹备阶段由企业高层管理人员与资讯顾问共同组建专案推行委员会，并确定委员会之各成员权责，并召开会议，向全企业宣布公司推行ERP进入公司日程。并让相关人员了解到ERP的推行对企业的重要性，以达到全员参与，积极配合，共同推进的作用。现场流程了解分析阶段因为资讯顾问要对企业的产业特性和现有业务流程作深入了解。需以现场访谈的方式对企业现行运作流程以及表单部分作了解，并向企业作出报告提出现行流程的不合理的地方以及解决方案，并根据最后方案制作S.O.P（标准作业流程），作为ERP运作的流程参考依据。系统全面导入阶段本阶段又分为三个部分：基础资料建立 由于整个企业的基础资料是ERP系统正式上线的前期准备工作，虽然不复杂，但它是系统成功上线的重要关键，而且涉及各部门之间的联系，各部门应在相关教育训练后，收集相关基础资料；并认真进行审核，输入系统。系统试运作 此过程可以进一步检讨基础资料和SOP（标准作业流程）的准确性，同时可以让企业内部人员深入理解ERP及相关作业流程，并进一步进行调整和更改。系统正式启动阶段 在ERP所有运行资料和程序确定后，企业开始全面运行系统。
三、 选择和推行ERP过程中可能犯的几个错误1、 在挑选软件时，被各种广告及媒体所迷惑，盲目看中名气与表面技术ERP起步还不久，对于它具体应该发挥哪些功能，都还在不断地探索的阶段，然而一些媒体和软件供应商为了利益，努力给ERP添上一些不合现状的花俏功能和界面，甚至是错误的定义，错误地引导了企业挑选软件的取向，为企业选择和推行ERP造成很大的困扰。另外有一些企业盲目地甚至是不惜成本地追求软件供应商特别是一些国外软件供应商的名气，而忽视了软件对于企业本身的适用度，造成花大力气，斥巨资结果却不能导入准确的ERP系统。此种范例的出现数量不少，应引以为鉴。
2、 过分要求软件贴合目前管理形态
很多企业在挑选软件时，总是询问软件是否可以满足自己的这样或那样的流程，甚至在软件实施的过程中，各部门的用户还要求符合自己目前的一些工作习惯，从而忽视了一点；即未考虑过企业目前的流程和工作习惯是否合理，或是否有更合理的解决方案。优秀的ERP软件的设计，是吸收了大量优秀企业的管理实践，企业实施这套ERP，给企业带来的不止是快速高效地电脑化作业。更加可以籍由ERP的推行实施业务流程重组，合理化整个企业各个运作环节。向先进的管理制度迈进，而不应该由优秀的管理软件来迁就自己落后的管理。3、 高阶管理者对ERP只是认可，而未参与全程推行
很多高层管理者不惜花巨资引进好的硬件和软件去推行一套ERP，但这些管理者们对于ERP只是持认可的态度，但是并未在实施过程中全程参与。因此会出现一些问题点，比如：一些人员抱怨说我已经有了整天的工作啦，没有时间去处理这个项目啦，从而在ERP的教育训练和现场访谈以及使用等动作时不配合，从而影响整个ERP计划的推行。一个环节出状况，对ERP这种强调整体的系统有很大的负面影响。另外，因为在ERP的推行过程中，资讯顾问会对整个企业进行现场的访谈，以确定流程和管理方法的正确性。同时还会实行业务流程重组，这些动作可能会对企业中的个人或部门的即得利益和权力以及旧有的工作习惯产生冲突，从而产生不合作甚至抵触态度，以至ERP实施动作不能实施下去。所以高阶管理者在ERP的过程中，应该全程参与，组成一个以高阶管理者为核心的推行委员会，并落实各人职责，并在重大问题方面要根据各项依据多维度地进行分析，以成功推行ERP为总原则，必要时甚至充分运用行政手段去落实推行工作。4、 盲目追求高效率一些管理者在推行ERP的过程中，急于求成，过分要求高速地推行上线成功，结果忽视了一些最基本的教育训练以及一些基础资料的审核，从而导致ERP在后面的运作不充分，功能不能被充分发挥出来，甚至会因为前面错误的资料引导出一串错误的计算结果，给了一些错误的资讯给管理层，而对企业的运作产生致命的打击。因此企业在推行ERP时，应该严格按软件的特性和企业本身的基础指定出推行计划，并按计划一步一步地予以实施，并对每一个步骤的实施结果进行检查，确保系统被踏实地充分地执行。一个ERP专案的实施，对于一个企业的影响是深远的，管理者应该用发展的眼光做长远的计划，针对市场的变化和管理技术的革新选择一套符合企业形态的ERP系统，并对该系统做充分学习与执行，从而达到全面通过电脑化作业来提升企业管理的目标。
