三菱电机(广州)压缩机有限公司(简称MGC),公司所在地为中国广州经济技术开发区。工厂总占地面积为63673平方米。企业主要经营内容为空调用旋转式压缩机地制造和销售,销售对象为大中型空调生产企业。目前企业的生产能力可达80万台/年,企业员工约800多人,企业总注册资金为3800万美元,企业主要股东为三菱电机株式会社(日本)、菱电集团有限公司(香港)。
居安思危,面对白热化的市场竞争,要想竞争的大潮中立于不败之地,三菱电机(广州)压缩机有限公司的领导层意识到:技术进步和管理进步是竞争的资本,也是企业可持续发展的源动力、企业赖于生存和发展的生命线。技术与管理是一个互为驱动和促进的统一体,技术发展需要新的管理思维和管理方式,管理有利于技术的成果化以及成果的巩固,企业正是在技术与管理互相作用下生息。
为了更好地理顺企业内外部管理、巩固企业的管理成果,同时,吸收和引进先进和成熟的管理思想、管理方法、管理手段,三菱电机(广州)压缩机有限公司领导层把ERP的引进和实施提到了议程中,明确期望企业管理人员籍此提高工作效率,企业籍此有序和高效经营,从而为企业提高效益、降低成本、实现更佳投入/产出比。
经过近半年的ERP选型工作,对多家国内外知名的ERP软件供应商进行了细致的考察工作,综合分析了软件功能、服务质量、供应商管理咨询能力等多项指标,最终选择了开思ERP,于1999年7月下旬签定项目合同,由开思软件公司提供开思ERP产品和相关服务。
开思/ERP有5大特点:物流与资金流完全融合;不仅适于离散型生产流程的企业,而且适于连续型生产流程的企业;实现了MRPⅡ与JIT的兼容;通过Internet方式实现"离线分步式"的数据采集;供需一体化的商务平台。
实施伙伴:三菱电机(广州)压缩机有限公司的开思ERP的实施工作由北京开思软件技术有限公司广州分公司负责。
客户已成功实施模块:三菱电机(广州)压缩机有限公司已成功实施的模块包括:系统控制、库存管理、采购管理、销售管理、帐务管理、帐务报表、应收管理、应付管理、固定资产管理、生产数据管理、主生产计划管理、物料需求计划管理。
实施周期:1999年7月22日,开思软件公司根据项目的合同签定情况,成立了强有力的项目实施小组,实施小组成员由四名具有丰富企业管理经验的实施顾问组成,包括项目经理(1名)、财务实施顾问(1名)、物流实施顾问(1名)、生产管理顾问(1名),另外机动了两名技术工程师,负责系统支持和二次开发工作。
以"效益驱动、总体规划、分步实施、重点突破"为项目实施总体原则,根据三菱电机(广州)压缩机有限公司的具体情况,确定了分阶段的项目实施计划:第一阶段主要实施进销存、财务;第二阶段实施计划管理(侧重于采购计划)。
技术支持及服务:
1.现场服务:服务内容包括系统调研、管理咨询、培训、指导业务流程的运作、处理实施过程的问题等,服务人员为开思软件公司实施工程师或咨询顾问,收费标准为3500元起/人x日
2.二次开发:主要内容为针对客户的特殊要求(例如报表格式、特有的处理流程、用户专项需求等)而进行的二次开发,收费标准为2500元起/人x日
3.远程在线支持:免费维护期后,用户在未购买售后服务而需要远程支持,按200元起/人x小时收费。
4.培训费:收费标准为用户每人天1000元人民币(最少5人开班)
5.系统年维护费:初始免费维护期为一年(自软件安装之日起算),一年后,年维护费双方签定的售后服务合同收取费用,一般为系统报价的15%-20%
实施具体方案:
三菱电机(广州)压缩机有限公司根据本企业的需求,同时,参考开思软件公司及其它一些咨询方的建议,对多家硬件及系统供应商的产品进行详细的性能/价格比分析,最终选择了IBM公司的产品:服务器IBM AS/400 170小型机、数据库为DB2、OS/400操作系统。
同时,为了适应系统的需求和企业对系统的要求,重新架购了网络系统,与开思软件公司附签了综合布线工程子合同(很多案例证明一个出口更有利于企业一方),选购了交换机、光纤、UPS等一批网络及外设产品。
实施过程中遇到的典型问题及解决方案:
企业实施ERP项目,是一个始终的过程,企业在不断地发展,ERP也必须不断地从深度和广度拓展应用,在应用过程中,问题的将会伴随着整个应用过程,特别是实施过程,在三菱电机(广州)压缩机有限公司ERP实施过程中,我们把一些典型的问题和解决方法向大家介绍,作为经验谈与广大的ERP用户、软件供应商、管理咨询机构分享。
1.ERP运作标准和考核制度的建立:必要的运作标准和考核制度是保障ERP成功实施和应用的要素之一,在三菱电机(广州)压缩机有限公司ERP的实施过程中,对方在我们的协作之下,逐步建立和完善了运作标准和考核制度,通过分析对比,我们发现,标准和制度执行前后,数据的准确性有翻倍的效果,标准和制度,使企业管理人员在业务运作时有章可依、有则可循。事实证明,ERP运作标准和考核制度是成功ERP用户的法宝。
2.传统财务向ERP集成财务的转变:三菱电机(广州)压缩机有限公司财务在为实施ERP之前,使用某公司的财务软件,财务人员习惯了单一财务软件的做法,对ERP软件财务运作的理解和使用存在一定的阻力。我们在实施过程中,我们采用对比的方法,首先从科目结构出发,详细解说ERP财务运作如何体现集成和真正意义上的管理型财务。通过分析,三菱电机(广州)压缩机有限公司原财务系统有800多个科目,利用开思ERP财务科目的往来、数量、部门等特性,最终确定了280个科目,大大简化了科目结构。同时,利用ERP的集成性,凭证的自动生成大大地减少了财务工作人员的工作量,财务人员把更多的时间集中到更深度的财务监控和管理工作中。
3.编码问题:企业业务管理在ERP的运作,从数据的角度出发,首先是数据的编码问题,这也是良好基础数据的关键,也是影响企业ERP应用效果的关键要素之一。在三菱电机(广州)压缩机有限公司ERP实施的基础数据准备过程中,我们首先向对方相关人员阐明了编码的重要性,强调了编码工作要在进度和质量上平衡,编码规则既要考虑企业各业务部门的需求和要求,也要考虑企业未来的发展需要,同时,也要兼顾操作的方便性。编码工作要形成文档性的标准文件,基础数据及企业未来新增的数据要严格按编码规则执行,同时,也要严格按编码申请的流程进行审批。经过一段时间的整合,三菱电机(广州)压缩机有限公司制定了ERP运作的所有编码的规则和申请流程,同时,也发现和纠正了未实施ERP之前多套编码的问题,确定了编码的唯一性,为企业数据集成提供了保障。
4.培训问题:培训是使企业从管理和技术上掌握ERP思想和运作的过程,是企业成功实施ERP的关键要素。在进行培训时,我们采取了多层次、分重点的策略,从培训人员上分中高层领导、业务骨干、操作层进行逐级培训;从培训内容上,我们利用开思公司多年来行之有效的实施工作点方法,对企业的业务按部门范畴进行归类和分类,以实际发生的业务数据为材料,对各岗位进行举一反三、不厌其烦的培训。同时,为了保证培训的效果,我们协助对方进行培训考核,给考核通过的人发放ERP上岗证。通过严密有效的培训,既保证了ERP录入数据的准确性,也比预期缩短了实施周期,保证了项目的良性实施。
5.实施小组的定期会议:ERP是一套集成的企业全面经营管理系统,某一部门的数据出现问题,将直接影响到其它部门的数据,在应用过程中,总会发生一些非理想化情况,出现问题并不是坏事,只要企业能重视和解决,就更能促进和理顺管理环节。在三菱电机(广州)压缩机有限公司ERP的实施过程中,我们始终强调,实施小组的定期会议是不可或缺的,在每一周周末,实施小组都要开一个碰头会议,分析和总结各部门的应用成果、出现的问题,这样,既有内部经验的交流,也能集中协调部门之间的问题,同时,也能调动各部门使用ERP的积极性,激起各部门在应用中多出成绩的良好竞争局面。
6.单据及报表问题:企业的业务数据有很多单据和报表,在信息化管理之前,保留原始单据是必要的,但在实施信息化系统之后,除必要的业务单据外,大部分业务实现无纸化办公。在这个问题上,处理要非常谨慎,选择的时机非常关键。我们在处理这个问题时,与公司中高层领导和各业务部门骨干进行了非常详尽的沟通和分析,甚至到每一张单据,最终确定要保留的单据,完成手工与电脑在更广泛意义的切换。
7.如何利用ERP:在三菱电机(广州)压缩机有限公司实施过程初期,我们发现,很多员工对ERP的理解只是一种任务,领导要求做什么就做什么,纯粹的"推式管理",而且数据录入之后,真正去利用数据,提炼数据价值的人并不多,ERP大多数情况下变成了数据采集系统。发现这种想象后,我们一方面进行数据深度应用的培训,另一方面,从中层领导和业务骨干着手,要求必须把ERP纳入到日常管理工作中去,按规定要求的业务必须在ERP中运作,审批工作和报表以电脑为准。通过这种策略,管理人员对ERP的认识和应用,变被动为主动,更多情况下是在"拉式"思想。此外,对ERP的数据,如果不加利用,ERP只能充当采集系统,在这方面,让领导转换观念是非常重要的,ERP数据只有去真正使用它,才能产生价值,才能为企业的经营管理服务。