人員管理的宗旨就是要使企業的所有員工(從最高層到最低層)都各得其所,各盡其才,也就是說管理的基本精神就是最大限度地發揮每個人的才能,並且全部朝著有利於達成企業目標的方向發展。管理之道在於借力。管理系統爲人力使用系統,再由人力系統使用機械力的系統,管理人員的基本使命在於借助部屬的力量來完成企業的各項目標。
管理人員借助部屬力量的方法可簡分爲二:一是計劃,二是控制。所謂計劃就是指所有決定未來要求部屬完成的目標及採用辦法的用腦思考過程;所謂控制是泛指確保實現計劃的措施,可分兩大類:一爲組織結構,一爲人員督導。
管理組織是指爲達到企業目標及執行企業策略與方案而需要的人力資源的調配。管理組織的宗旨是:創造條件,發揮各級管理人員的優點,並盡力抑制其缺點,確保管理人員盡職盡責全力實現企業的目標。
管理組織不只是聚集各成員能力的機構,而是一種創造更新的、更強大的能力的機構,要達到這一目的,僅靠機械性的強制是不行的,必須強調道德的力量(即在工作中發揮出實際作用的,有利於完成企業目標的力量),必須強調正直、強調責任感、強調高標準的道德。
管理人員樹立的道德標準必須是人人都可以做到的、看得見的道德規範,可歸納爲五個方面:1.在工作中要積極,不可怠慢偷懶。2.依據工作表現給予不同的報酬。3.有一套合理的和公正的獎懲制度。4.制定出管理規章,並在規章中明確各級管理人員的職責和權力。5.公平正直,認真負責。這個品質必須體現在實際的管理工作中。管理人員應該是主動工作和認真負責的,爲了充分發揮管理管理的積極性必須對管理人員的工作作出公正的評價,並以此爲依據對他們作出恰當的獎勵或懲罰。爲了發揮各級管理組織的作用,必須嚴格實行獎懲制度,並且首先要實行在管理人員身上。
對一個管理人員的評價必須是全面的和系統的,切忌片面和主觀,不可草率地根據一兩件事情就對某個管理人員的品質、責任性和工作能力作出判斷。正確的判斷需要經過較長時間的觀察、核對總和比較,要把他所作出的實際工作成績作爲衡量的主要標準,首先要看他的工作是否推動了公司的發展,是否有助於完成公司的目標。要獎勵那此埋頭苦幹和認真負責的人,要特別防備那些只會說不會做人。這些人往往無實際能力兼有說謊誹謗別人的品質,一旦縱容了這些人,就等於用一堆垃圾堵塞了公司進一步發展的通道,因爲讓這些人擔任管理職務,他的部屬或和他平級的人就不能發揮作用,甚至埋沒人才。
組織設計的成果就是組織結構。不同設計原則及用意産生不同的組織結構,不同的組織結構起著不同的影響,適用於不同的情況。設計組織結構時必須作適合於自己情況的考慮,不可不加考慮引用別人的模式。一個健全的組織結構具有三大要素:一是層次結構,它應該把各人的職位層次表達清楚。二是意見溝通,它應該把各人上下溝通的管道明白指出。三是協調合作,它應該是員工之間協調與合作的中心,使人人的努力朝著同一個目的,而非相互鬥爭而消失。一個結構層次混亂,意見無法溝通及不能自動協調合作的機構必是烏合之衆,人多卻只消耗資源,不能創造成果,組織本身就是失敗的根源。
督導是指緊接上司日常糾正及指導下屬行爲以期實現目標的活動。基層管理人員常常無法自動實施目標管理和自我控制,所以其上司對其行爲的日常督導是必不可少的。
從計劃及控制的兩個基本管理因素的內容來看主管人員的基本職責在於確定要求部屬完成的東西(目標),定期查核他們完成的程度,以及尋求方法協助他們有效地完成目標。從這一說法可得出一個簡單的結論:管理是人力開發,而非事物操作,如果一個人認爲他自己竭盡時間和精力於事物的操作比花費時間性及耐心來引導部屬更爲有效的話,那麽他不適合做管理者。
從“管理之道在於借力”和“管理是人力開發,而非事物操作”可以得出管理是人事處理。所以管理人員必須掌握各種人事處理工作,其中尤其以員工關係處理最爲直接相關。一般來講,大多數員工都具有這樣的心態:
1.當一個人爲尋求新的工作而面談時,他總希望別人對他有禮貌、誠懇而不失之於草率,使他能充分顯示出他的優點。
2.希望別人因他具有貢獻價值而歡迎他去工作,而非因爲同情而施捨或賞給他一碗飯吃。
3.希望接受簡單而合理的指示,告訴他應該做什麽,如何去做,以及做到何種程度才算好。
4.歡喜別人承認他的工作表現及貢獻,歡喜感覺到他每天的工作是有成效的,當他在精神上感覺到滿足時,他就不會斤斤計較物質上的報酬。
5.喜歡因工作做得好而得到應有的薪酬報賞及職位遷升,不喜歡不管是否工作努力及是否有所貢獻而給予相同的待遇。
6.喜歡在大家所公認的具有高強能力及公正心理的最高主管所領導的組織內工作,喜歡在他所尊敬及能信任的人手下做事,不喜歡在他認爲無能或看不起的人手下做事。
7.都有尋求安全感的基本欲望,希望工作穩定,並且都希望能身心健康地工作下去,所以重視工作及生活條件。
8.當一個員工處於非被辭退不可的處境時,他希望能真誠、莊重地跟他說明理由,而非用欺騙的手段或隨便給一紙通知就算了事。