爱华网作者：颜圣仁（中国品牌研究院研究员）
会议（Meeting或Conference）是一个重要的信息传播平台。无论是政府会议还是企业会议，大型盛会还是小型会议，其最终目的都是能够实现“会意”和“汇意”。
前一个“会意”是举行会议的基本目的，即要与会的人员明白组织者的意图，简单来说就是要清晰会议主持者的意思。然而很多企业的各种会议，管理会议、营销会议、招商会议等的与会者都喜欢将这些意思打个折扣，取了个7、8折，甚至不到5折就散会，多数的原因是会议毫无新意、废话连篇。还有的组织者动不动就开会，让众多被迫与会者生烦，在这种情况下，再多的精益良言也容易被当作耳边风。
后一个“汇意”则是会议不可或缺的环节。会议会议，顾名思义有会有议。仔细观察身边的会议，往往只有会，而无议，领导把话说完，把任务下达、安排完就散会。即使有些明智的会议组织者安排了一定的时间供与会者议论议题，但要么听完后就了事，根本没有重视一般与会者的心声，最后以按领导说的执行。如此反复循环，一般的与会者也渐渐没有了发言的积极性，因而企业会议组织者也听不到基层员工的声音。那么会议中“汇集众人意愿”的这个重要环节也名存实亡，会议成了名副其实的家长式一言堂。
由于会议组织者希望更多的与会者真正“会意”到其意图，而大多数的与会者则希望会议主持者能够更大限度地“汇意”他们的意愿，在两股力量僵持不下的情况下，会议创新成为了众人关注的焦点。
会议创新包括组织创新、内容创新、制度创新、形式创新等几个方面。但一些企业在会议创新中也误入了歧途，似乎为了创新而创新，而忽视了会议的最终目的，颇有舍本逐末的味道。
笔者认为在会议创新过程中，应注意以下几方面的问题：
一、是避免在组织创新中走入新误区
不少企业为了消除员工对常规例会厌烦心理，不再单一的采用过往命令式的会议通知方式，也甚少采用公告的方式来宣知会议的内容与时间。而是借用信息时代网络与通讯的便捷，纷纷转向电子邮件通知与手机短信通知。由于会议的内容不再是暴光式的大众通知，有些话也可以变得富有人情味起来，甚至还可以专门针对某个人做相应的通知短文。点对点式的会议通知也让普通的与会员工感觉到公司在重视他们，他们对会议的态度也随之发生了好转。
此外，员工能够在通知的信件和短信中得知会议与自己的利益相关的重要信息，员工也变得重视起来，自己也可以有针对性地准备会议上有可能的发言和讨论，提高了会议的效率和质量。
但企业在推行组织创新的时候忽视了组织纪律这个最原始的准则，由于员工习惯了个性化会议通知，逐渐形成一种对大众化公告通知置之不理的心态，认为与自己关系不大。所以组织者会发现公告等通知起的作用越来越小。另外，有些员工也借口没有收到短信和邮件为理由缺席相关会议。而组织者很难了解借口的真实性，毕竟在现实的网络与通讯中确实会存在上述问题。
二、是避免内容创新上变了样。
为了让会议不再乏味，不再充斥着陈腔滥调，企业的会议组织者逐渐在会议中杜绝长篇大论的发言，同时也讲究演讲稿和发言稿上进行创新，讲究人情味，注重行文的抑扬顿挫，尽量杜绝官场的口吻与语句。
一时间，会议撰稿者如浴春风如饮甘泉，思想获得了前所未有的解放，各种文体的“精彩”稿子雨后春笋般拔地而出，诗歌、散文、律诗等一应而上。而领导们则沉浸于个人的“才华”的挥洒之中：唐诗宋词不绝于耳，我不在公司就在通往公司的路上……
活跃气氛固然重要，但与会者的时间也同样是需要考量的因素之一，为了调节会场氛围而造作的参插些与会议非常不相关的内容则非明智之举。一方面容易让与会者不明就里，另一方面则容易降低会议的严肃性。
三、避免让形式创新成为主旋律
有人用“一天一小会，两天一中会，三天一大会”来刻画中国企业会议的现状，为了挣脱这种窘境，企业开始大张旗鼓地实行精会简议，缩减了会议的次数，往提高会议的质量方面努力。
“开出风格，开出水平，开出规格”成为会议组织者苦心旨意追求的新目标。为此，会议的形成提到了举办会议的重要的议题。于是一些企业开始模仿全国人大、全国政协等国家大会，过分地注重形式与排场。
从出席会议到入座，从红地毯到鲜花装束，再从服装到礼仪，从主次排座到发言安排等都不逊色于国家级的重要会议。更令人担忧的是花在这些形式上的时间几乎等同于实质开会的时间，形式占据了主导的旋律。
让会议组织者措手不及的是，每年的会议次数减少了，但是全年的会议费用支出明显超支了许多，而且效率并未因此而得到根本的提高。虚荣心是得到了满足，但从此养成了与会人员对一般性的小会不够积极不太重视的恶果。
四、避免制度创新陷入泥滩
制度是保障会议顺利举行的根本。企业的很多会议是不能省略的，有些会议是因为突发的情况或者公司经营环境出现了新的问题而紧急召开的。对于企业来说，这些会议是极其重要，甚至是对企业未来的发展起决定性的影响作用。比如说危机事件出现，公司居然召集不到相关人员开会讨论如何应对，或者召集到了，但大部分骨干都迟到，耽误了解决事情的关键时机，最终在企业受损的同时，这些原本应该与会人员的个人利益也同样遭到了损失。
其实，会议也是企业内部一种重要的企业行为，该行为重要性远远比迟到与早退等要大得多。而现今很多企业还未对出席会议建立一个比较科学、合理的考勤制度，似乎觉得迟到扣钱就是天经地义，而缺席会议是因为公司有其它事情就不好对其进行惩罚等。
有某些企业采取明确的奖罚措施来确保会议制度规范得到彻底地执行，甚至以其它五花八门的物质利益作为诱饵吸引与会者的热情参与，此举固然在短时间内取得了显而易见的效果。但以奖罚作为唯一的手段来施行则容易使会议制度的执行陷入新的泥潭，导致很多与会人员醉翁之意不在酒：冲着这份小奖励“积极”参加会议。同时也让很多因各种原因迟到或缺席会议人产生强烈的抵抗心理。
重视并积极推行会议创新固然可喜可贺，表明了企业认识到内部会议中存在的种种问题，也表明了企业勇于改进的态度、决心。但倘若会议创新背离了提高会议质量这个根基，那么任何的创新只会让会议越开越变味。
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