爱华网信息网络时代的来临，对诸多行业产生了极大的冲击，尤其是档案管理工作，传统的纸质档案已经难以满足日益增长的工作需求，影音、图像、电子文本等多种电子信息载体的不断更新使用，使得档案管理工作的电子信息化不断发展。随着近两年来的不断发展，电子档案已经在各个行业领域及部门得到了极其广泛的使用。对于档案管理电子信息化发展的分析是当前工作中档案管理进一步提高改善的要求以及保证。 一、档案电子信息化化概述 在网络时代的今天，档案管理电子信息化是现代化管理的必然要求，档案管理电子信息化就是通过计算机技术的使用，筛选、加工各种各样的档案文献，并将其转换成为计算机软件形式的二次文献，为人们的使用提供帮助的过程，常用的转换计算机软件形式有电子报表、电子文书、电子图纸等等。电子档案与纸质文件相比，其形成、管理和存储的使用技术都有着很大的不同，电子档案具有以下特点： 1、更加快速、安全的文件传递。传统的纸质档案管理中，距离长短对文件的传递时间有很大的影响，非常容易造成文件的延误和遗失。通过计算机网络技术的应用，文件的传递直接通过网络进行，实现了随时随地的文件收发，使得文件传递的安全性和时间性大大得到了提高。 2、极大的存储量。现今是一个信息高度交流和分享的时代，可以由由计算机等现代办公设备对电子文件进行快速地处理和传递；可以共享电子文件，并且也不再受到距离和时间的限制；同时计算机的大存储量使得可以存储大量的电子文件，这样，可以通过数字化的手段将一个档案馆几十年、甚至上百年的馆藏信息都存储在电脑中，任何对象可以在任意地点、任意时间进行档案查阅。 3、更加稳定的电子文件保存。DVD、VCD、移动硬盘、U 盘等都可以对电子文件进行保存，这些载体都具有存储时间长、方便传递、存、读，并且外部环境对它们的影响较小，安全性强、稳定性高。 4、提高了工作效率。档案管理电子信息化的最大优点是计算机的信息处理能力非常强，通过计算机软件对档案信息的处理，对文件资料的收集、统计、分类、存储和查阅等工作都变得非常方便、有序，避免了人力、财力、物力的过多浪费，提高了档案部门的工作效率；同时使二次文献信息的加工时间缩短，进而使得档案信息的时效性得以提高；档案管理电子信息电子化还能够实现一次投入、多次产出，其信息成果可以进行备份且允许任意的拷贝。 二、、档案信息电子化的现状 1、电子档案管理意识不够。部分管理人员看来电子档案没有纸质档案看起来实在，认为只要纸质档案存在，其档案管理就不会有问题，这使得管理人员对信息技术的利用缺乏主动性。此外，因为电子档案管理工作的任务较为繁琐，在短时间内很难有所效果体现，同时还要有足够的专业技术知识，使得档案管理人员对电子档案管理工作缺乏积极性，对电子档案主动管理的意识不足。 2、档案管理的标准化、规范化不足需要加强。基础工作的标准化、规范化是档案管理电子信息化的前提。而因为一些历史原因，馆室藏档案业务具有较差的基础，其案卷质量也较低，尤其是档案著录细则的相容性不是很强，使得系统软件的移植性不高；对于档案工作的自动化，其标准仍然不够规范，这对档案管理电子信息化的发展有着一定制约。 3、没有从计算机信息处理技术特点和发展上考虑档案管理的技术标准、组织工作程序标准，磁盘以及光盘是大部分归档的“文件资料”，目前的著录标准、档案整理、分类方法和相关规定对其发展已经有了一定的不适应性。
4、档案软件的信息管理功能较弱。目前档案管理中，信息然见的通用性不足。在档案部门中其计算机型号不一，规格也各式各样，其档案软件通常为自己开发的，使得相互之间不能通用。同时，计算机管理软件系统只是单一的对文件检索或档案信息管理适用，而对二者的综合管理还存在很大的不足。因为不能实现互调，信息管理工作就不能通过计算机完成，其信息编辑成果就不能快速出版，对档案管理电子信息化的发展有着极大的制约。 5、需要提高档案信息管理人员的素质。现代化技术人才是档案管理电子信息化首先要保证的。具有较高知识层次和先进技术水平的档案管理人员，是档案管理电子信息化发展的根本保证。而目前的档案管理工作中，现代高技术人才还是相对缺乏的，尤其是档案、信息处理的复合型人才，大部分的档案管理人员的现代化技术水平较低，虽然现代化设备不断引进使用，但其作用得不到充分发挥，发展档案管理电子信息化更无从谈起。 三、加强档案管理电子信息化发展策略 1、提高档案管理电子信息化的重视程度 要对档案管理电子信息化的重要性有充分认识，其对于企业领导的决策和管理水平提高有着重要意义。档案管理电子信息化人才建设是是企业档案管理自动化的客观要求，同时，企业领导对档案管理电子信息化的推广要加大力度。 2、对档案管理软件合理选择 电子信息技术快速发展，档案管理软件也不断涌现，其种类相当的多，这些种类繁多的软件有着自身的侧重点，有的比较偏重于文书档案，有的则比较偏重于科技档案，所以在进行档案管理软件选择时要根据企业自身的需求来进行合理选择。 3、对存储设备的完善 对档案的收集、利用、保管工作都是一样重要的，都是不能缺少的，所以，要有充足、齐备的档案装具，且达到规范要求，科学、有序、合理的存放各门类、不同载体的档案，在日常查找方便的同时，也使得在突发事件中可以进行及时抢救。 4、对电子文件管理的完善 应该对电子文件的管理规范进行制定，并要严格执行，使档案信息安全得到保证，要定期进行刻碟保存。 5、加强档案工作者的素质建设 档案工作者需要加强对专业知识的学习，使自身的理论素养得以提高，充实其业务知识；企业也应该对档案工作者的素质建设进行支持、加强，可以组织培训学习，对档案工作者的管理能力进行全面加强。 四、档案管理电子信息化的发展趋势 目前，办公自动化、无纸化等事物已经成为了人们生活、工作中的主题形式，档案的生成方式也随着发生了极大的改变，这种改变主要体现在档案工作者面对的是更多的以磁盘为载体的机读形式档案。信息检索者所进行的信息内容检索，可以是不同机读形式档案中的内容，档案工作者需要综合系统地把这些档案信息提供给检索者，而要保证所提供信息的价值，就需要有一个“去芜存精，去伪存真”的过程，才能使机读形式档案具有真实性、有价值性以及系统性，为用户提供更加完善的服务，随着网络信息化的发展，档案管理电子信息化的发展时档案工作发展的必然趋势。 总结：作为一项全面、长期又具体的工作，档案管理电子信息化需要档案工作者的积极参与配合。其管理意识、管理规范、管理设备以及档案人员的素质等都对档案管理电子信息化的发展有着重要作用。在信息社会快速发展的今天，档案管理电子信息化可以说是时代发展的要求，其发展也必然是档案管理工作发展的趋势。 参考资料： [1]简洁.档案管理电子信息化分析[J].民营科技,2012,(02) [2]史秀艳.电子文件档案管理的几点思考[J].民营科技.2011(04) [3]邓岩峰.浅谈档案信息电子化[J].黑龙江科技信息.2008(24)
