爱华网1.办公自动化的发展前景
办公自动化是信息化的基础，随着信息技术的飞速发展，国内办公自动化市场也存在着巨大的发展潜力。就像当年信息管理系统(MIS)与企业资源规划(ERP)历经十余年的发展才渐趋成熟一样，今后将是办公自动化发展的黄金时期。当年政府大力倡导的办公自动化如今已经进入平稳起步、大范围实施的阶段。各级政府与企业部门经过几年的苦心修炼，基本上已经完成与IT有关的硬件基础设施的建设，为办公自动化项目的启动铺平了道路。作为提高烟草企业办公管理的基础平台，近年来，办公自动化系统逐步得到烟草企业的重视，大家纷纷着手构建适合于自身应用特色的办公自动化系统(OA)，通过办公自动化系统的成功推广，逐步提高烟草企业的工作效率，提升管理质量，更好地向国际接轨。面对已经到来的知识经济和我国加入WTO后所带来的更广阔的市场空间与更激烈的市场竞争，烟草企业对办公自动化系统更加寄予厚望。 国内办公自动化系统从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天的可提供面向企业级应用的大型协同工作产品。随着计算机互联网技术的发展，如何将群件平台、分布式应用、三层计算模式及网络等众多技术集成在一起，是办公自动化系统发展的趋势。 随着计算机技术的发展，办公还可以利用视频会议、远程教学等先进手段，在更广泛的范围内拓展人们获取知识的渠道，促进知识经济的发展。近来，随着技术的不断进步和市场的进一步需求，电子商务（e－business）和电子政府（e－government）已日益成为国内外企事业单位和商家关注的热点。未来的办公将在这股电子化大潮中扮演重要的角色。
2.办公自动化的发展策略 根据办公自动化建设的现状及存在的问题，为使我国烟草企业办公自动化建设走上健康快速的发展轨道，在组织实施方面应注意以下几个问题： 选对合作伙伴。强强联合，有利于开发水平的提高、开发周期的缩短，避免低水平的重复，少走弯路，提高产品的竞争能力。因此在组织实施办公自动化前，应先考察一下所选开发商的资质、技术水平。 技术选型符合发展潮流。选择与世界发展潮流相吻合的技术，技术的标准化程度要高，开放性要好，扩展性强，采用B/S思路，系统维护升级方便。 功能模块实用为主。 有些软件厂商，为了提高软件的价格，采取了以“大”充好的策略，不管客户实际需求怎样，奉行模块多就要收高价的策略。而在实际应用中，常用的模块只有几个。 系统设计符合国情。考虑到我国办公自动化的现状，在设计上应采用生命周期法和快速原形法相结合，在已有的产品基础上，以采用快速原形法为主，先推广，后调研，进行二次开发。 组织实施领导支持。 以知识管理为核心的办公自动化，其目的是把企业长期保存下来的信息资源，连同专家、知识员工积累的实践经验和创新思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企业了解自己拥有哪些独特的知识，以及如何利用这些知识来进一步发展、壮大。实施办公自动化，必将与传统的工作模式有所冲突，这就涉及到改革问题，因此需要领导大力支持,率先使用。 普及培训落实应用。办公自动化系统涉及的部门较广，必须以各相关部门能够正常使用为前提条件，通过提供多种形式的培训和提供使用手册等方式帮助使用人员尽快掌握操作方法，可使系统早日得到推广使用。 3.办公自动化的实施过程 办公自动化系统涉及到单位各个部门，实施起来有一定的难度，可将实施过程分为以下几个阶段，每个阶段的工作分重点逐步开展： 系统需求调研阶段。办公自动化系统虽然有开发期短、见效快的特点，但仍建议不要急于进行实施，在推广前进行细致的需求调研工作对系统推广大有帮助。 对各相关部门进行需求调研，在调研过程中仔细听取和记录各部门提出的需求、建议和意见，了解人员的想法，确定系统要投入使用的主要功能模块，落实功能模块的责任部门、责任人，调研结束后，将调研结果仔细整理归档，并提交给用户确认，直到得到了用户以及相关负责人的认可。经过与各个部门的走访和初步沟通，能够了解到各部门办公方面最迫切的需求，并在调研的过程中把办公系统的主要功能做简单介绍，使各部门对办公自动化有一定的了解，在开始推广前就得到各部门的初步认可，充分调动使用系统的积极性。 系统开发阶段。调研结束后，开始进入系统的开发阶段，主要进行工作如下： 基于调研结果以及各功能模块的工作量大小，制定《总体开发实施方案》，将一些主要模块如个人办公、公文系统、信息总汇、公务系统作为首要的开发模块，并制定相关的培训和实施方案，为工作的进一步开展奠定基础。 根据开发实施方案，对各主要模块进行仔细的开发工作，同时，组织相关人员对已实现基本功能的模块进行仔细和全面的测试，对个人办公系统中的主要模块，如邮件系统、日程安排、通讯录、出差管理和企业论坛、信息总汇进行反复的测试，并将测试时发现的问题总结提交给开发人员进行修改和完善，然后将修改后的结果做进一步测试，直到问题解决为止。 在对公文系统、公务系统的基本功能实现以后，组织几次小范围的培训工作，针对各模块的主要使用部门，在培训的同时，向参加培训的人员进一步了解了模块的操作要求以及功能的细化等，并整理成文提交确认，再对各相关模块进行进一步完善。 组织协调各部门的计算机管理员（计算机应用比较熟练的人员）进行系统使用培训。此次培训的主要内容为各模块功能介绍以及主要模块的使用等。这次培训是一次普及性的培训，通过各部门计算机应用比较熟练的人员，带动各部门开始接触办公自动化系统，使其作为一种新鲜工作方式的代表获得广泛的关注，为系统投入正式运行做好了铺垫。 系统试运行阶段。系统的试运行阶段，正常情况下，电子邮件、信息发布等模块运行情况良好，使用人员越来越多，范围越来越广泛。在此基础上，可征集各部门在使用中出现的新的使用需求，增加部分功能模块的深化应用。此阶段可以组织进行系统的进一步推广使用培训，组织和协调整个企业范围内的职工参加培训，详细讲解和介绍了系统的各功能模块的操作方法和使用规范，为系统的正式运行奠定基础。 系统正式运行阶段和系统完善阶段。系统进入了正式运行阶段，此阶段系统中各模块的功能已基本实现，且运行情况良好，大多数系统已正式启用、各模块基本都落实到具体的人员。办公自动化系统整体运行情况越来越好，各功能模块基本能够正常发挥在系统中各自的作用。 有些具有一定应用难度的模块，如公文流转、部门业务流转，可视各部门接受的情况，把一部分工作流程正式转移到系统中来，并通过制度、规定的配合明确模块的功能和在系统中应用的程度。办公自动化系统的应用是不断深入的。随着人员应用水平的不断提高，对系统的要求会越来越高，可随着应用逐步扩展新的功能。
