爱华网一、高校人事档案信息化建设的基本内容
1.建立花名册。以各个二级学院为基础来建设人事档案管理信息化基础数据库，每个学院设有统一的编号，而学院下的人员以姓氏字母来排序。统一集中在校档案室里时，档案分箱及排列也要按照这一顺序，这样便于快速地查找纸质档案。 2.录入人员信息。在二级学院下的花名册录入全体档案人员的基本信息，包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等等。 3.档案目录的录入、修改、删除。根据纸质档案分类把他们按照顺序分别录入材料名称、制成时间、份数及页数，这有利于大概了解此人的档案内容，了解其全貌。 4.职务和工资变动的登记。纸质档案的最前两页就是职务与工资的变动，此类信息的登记完善，可使人一打开查阅对象的纸质档案就可以马上对他的情况有个初步的了解。 高校各职能部门要从更好地服务于学校的总体战略发展目标和学校各项工作的顺利开展的角度出发，建立统一的数据交换平台，整合在一个高效的信息化系统之内，并且具有标准、规范、安全、丰富的数据资源，可实现各部门应用之间的无缝集成，促使人事档案管理信息化建设与本单位各职能部门之间的兼容。 二、人事档案信息化建设存在的问题和制约因素 1、人事档案信息化管理意识滞后。长期以来，人们普遍认为人事档案工作的内容主要就是档案的保管和在一定程序下提供利用，主要认为人事档案只是领导和人事部门提干、调资、晋升等方面的凭证，而很少去思考它们所具有的潜在价值。甚至部分高校人事档案工作人员也没有意识到高校中这群高学历、高知识水平的人才的档案所具有的不可估量的价值，缺乏信息意识和创新精神。 2、人事档案内容信息量少，缺乏个性。千人一面是高校人事档案的通病，往往档案里都是陈旧、空洞的政治术语，缺少对个人“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载。即使有记载，也是反映“德”的材料多，反映“能”、“勤”、“绩”的材料少，真正反映个人思想品德、品质的内容更少，不足以反映一个人的全面实际情况。在鉴定考核材料中存在虚假情况，“成绩”不真实，“缺点”不填写，不能客观、全面、真实地反映一个人的面貌。这些既不利于个性化信息的采集和开发，也不利于高校人事档案信息资源的深层次开发。 3、信息化程度不高，资源共享程度不够。多数高校人事档案管理部门主要采用手工检索查阅，尤其是当前档案管理人员的计算机知识和互联网知识较为薄弱，信息化程度不高，即使有的档案人员或多或少地了解一些计算机知识，但大多只会一些简单的操作，对于信息化的复杂技术显得力不从心，更谈不上研究与开发，而先进的管理设备只是档案管理达标和升级考核的摆设而已，没有发挥其科学管理功能。目前，人事部门相关的管理职能科室均是以业务划分为依据，而且都在按一定的权限管理着教职工信息，各自为政、各司其职的现象比较普遍，造成人事部门内部各职能科室人事信息分散，资源共享程度不够。而且，由于没有设置明确的标准来实现人事档案信息管理的系统化，使得各个科室数据通用性能低下，资源分散，重复劳动的现象明显。 4、开发成果不多，社会影响力低。由于学校水平、实力等方面的客观因素，以及观念或者是理念等主观因素的制约，加上宣传意识淡薄，大部分的高校人事档案信息资源的开发工作还处于一个较低的水平，开发成果少。 三、高校人事档案信息化建设的措施 1、加大宣传力度，提高信息化意识。高校的人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，须不断更新观念，树立人事档案管理的信息化意识，努力学习业务知识，熟悉业务流程，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，加快档案由手工管理向计算机信息化管理的转变，使档案工作由封闭型向开放型转变，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上，实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变。同时，要加大宣传力度，营造社会化氛围，实现双向沟通。由于干部人事档案工作对象的社会化，客观上要求在干部人事档案网络化管理的过程中，要不断提高干部人事档案网络化管理的透明度。一是让高校各部门及人员了解、支持干部人事档案工作，实现干部人事档案资源共享；二是通过宣传，向高校组织人事部门提供干部人事档案信息，为其决策提供参考资料，提高干部人事档案工作的透明度，体现自身价值；三是通过窗口宣传，建立干部人事档案信息服务窗口，加入人事代理机构的人才信息网，通过资源共享，扩大干部人事档案信息网在人才流动中的影响。 2、有步骤、分重点地推进高校人事档案信息化建设。高校人事档案信息化建设任务繁重，是一个长期而复杂的系统工程，一方面需要依存国家和学校信息化战略的实施，并作为其重要的组成部分；另一方面它的总体规划要立足现实，着眼未来，而决不是一蹴而就的事业。一要根据高校人事档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案，在此基础上，按年度拟订出具体的工作计划、项目组织和控制措施。二是搭建系统运行平台，充分考虑人事档案信息的特殊性和安全性的需要，做到与内部自动化办公网络相链接并采取授权管理，同时与公众网络实施最有效的网络安全隔离设计方案。三是积累档案数据资源。高校人事档案数据库信息的建立和更新是一个无止境的过程，更是档案信息化建设核心的内容。这就需要高校集中全校的人力、物力和财力同心协力地建设好这个信息数据库,确保信息数据的完整、全面、系统和准确。因此,各高校要建立和完善干部人事档案材料收集工作的协调机制,加强人事档案管理部门与纪检、监察、财务、审计等形成人事档案材料部门的协调配合。高校尤其要加强组织和人事等部门在人事档案材料形成、收集上的沟通协调，保证人事档案材料形成规范、收集齐全和归档及时。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况,以现实需要为前提,对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化,例如学历、学位证书,近期的干部履历表,干部职务任免,职称审批表,各种资格证书等。四是开放档案共享信息。只有可以向社会公开的档案信息才能提取并通过与公众网络的链接实现社会化信息共享。无论是系统运行平台的搭建、档案资源数据的积累和档案信息的共享，都无法一次完成，也不可能全面展开，而只能根据现实需要和条件确定重点，进行分阶段的重点建设。目前各高校人事档案信息化管理总体处于系统运行平台搭建和档案资源数据积累阶段。只有分步骤、有重点地推进实施，才能遵循科学的发展观，真正实现高校人事档案信息化管理的可持续发展。 3、注重高校人事档案的信息安全。信息技术为高校人事档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给高校人事档案管理带来了安全隐患。对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性、存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成档案信息资源的丢失。因此，要从以下三方面做好信息的安全工作：一要对相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的保密级别进行严格界定的基础上，正确运用计算机的加密功能，处理好人事档案资料的保密与利用的关系。设立严谨的用户权限管理机制，通过采取信息安全验证加密措施，建立严格的分层次用户权限管理模式（包括对应用系统功能授权及对数据库访问权限的严密控制），从而保证人事档案在查阅利用中安全不泄密。二要确保系统安全运行。首先要数据安全，不能丢失数据；其次要建立高校人事档案信息网站的安全机制，防止人事档案信息遭受外部黑客的攻击，电子邮件炸弹的轰炸、计算机病毒的感染、内部网络上合法用户的越权操作等等不安全因素。安全保密设计是高校人事档案信息化管理系统中最重要的环节，高校必须从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。要建立权限控制机制，实现系统的分级操作和安全管理，认真做好电子档案的及时备份与维护工作。第三，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要加强防潮湿、防高温、防辐射、防病毒等工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真做好电子档案的及时备份与维护工作。 4、展示学校的人才资源，增强学校的影响力。档案的根本价值就在于提供利用，人事档案也同样如此，而且某些特殊人物的人事档案所能起到的作用更是不可估量。某些珍存的人事档案可作为对外交流的礼物和纽带。因此，高校人事档案管理部门应充分利用所保存的杰出人物或知名教授等名人档案，开发其中的信息资源，提高学校的影响力。例如可以编研出版学校人才库、教授风采等读本或手册，通过这些成果来向社会展示学校的人才实力，以吸引生源、师资，甚至吸引外来投资、交流项目，促进学校的发展和繁荣。 5、加强高素质和复合型档案管理人才的培养。高校在提高师资队伍素质时，强调硕士生、博士生的引进和培养，有时是不惜重薪加大投入。但是对档案管理人员素质只是强调中共党员才能上岗，对学历层次、所学专业未作任何要求，导致档案管理人员知识结构、专业结构和年龄结构不合理现象。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上都提出了更高的要求。因此，可以通过以下几个途径加强档案管理人才的培养。一是对现有档案管理人员进行培训，选拔中青年、有潜力的管理人员进行培训，切实提高其现代管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力；二是引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，包括有工作经验的社会人才和相关专业高层次人才；三是整合IT行业的信息化人力资源，聘请专家、顾问帮助提供技术支持和人才培养。
