前一段时间,恰逢有家公司正准备参与一次由食品行业权威机构组织的,面向全国食品经销商,在该企业所在地之外某个城市开展的全国年度食品行业招商活动。作为一家食品企业,结合公司对自身机构内部运作的要求,本次参与活动是由隶属该公司总部的策划职能中心作为策划和发起执行单位,前期负责整个参展方案的制定、统筹计划,再协调集团内部对应不同销售渠道的销售部门参加。
因此在这个面积超500平方米的展会活动前期筹划中,集团的高层按参展执行组、产品组、物质资源组、广告组、运输组等不同的细分小组,来推进与整个活动有关的内外协调和对接工作,其中恰逢有一位与我比较熟悉的该公司员工被分配到物质资源组,负责整个展会的物资组织和协调工作,就这项工作从整个展会为主做分析,涉及到对内(指展会各小组之间)对外(指集团各销售部门、集团后勤)的许多事物是要共同配合来完成的,对内有与运输组的衔接(这里又分本活动的临时运输组织和生产工厂的常规储运部门),对外有与各销售部门及集团日常后勤部门的衔接(也分为活动的临时产品经理组和集团行政、采购两个日常部门)
而这位与我较熟悉的员工在那一段的时间里,由于较好的掌握完成一项任务或工作的基本原则:就是要有很透彻的执行力,在几个小组的工作(加上物质资源组的工作重心主要是在前期)中较好的完成了本组的前期工作。在后来的沟通回忆与分析中,笔者认为,总结该组能顺利的完成前期工作,主要是:能针对企业特点在沟通、传达、执行三个方面做到足够到位,就这三个到位,应该可以归纳成为“三位一体的执行管理新内涵”。
首先是沟通到位,第一与各个不同销售部门及策划中心辅助对应不同销售部门的产品经理组沟通,就各自的参展物质需求进行汇总,再按辅助物品、宣传物品、展开现场试吃(饮)物资数量种类进行分类;其次与展会临时运输小组及生产工厂的常规储运部门进行沟通,了解物资资源到位的最后时间点、物资集中的中转运输方式最后时间与次数、最后到达展会地点的运输时间与方式进行了解沟通;第三是按公司物资统一采购制度就辅助物品、宣传物品、展开现场试吃(饮)物资数量种类,分别与集团行政、采购两个日常部门进行提前沟通,明确各类物品采购到位的时间、数量与交货方式。
其次是传达到位,在展会的准备阶段,凡涉及辅助物品-爱华网-、宣传物品、展开现场试吃(饮)物资的到位进展、批次变动情况,比如把辅助物品的装箱数量、明细传达到展会临时运输小组;把之前与采购部门沟通的宣传物品数量、中转运输到位情况传达给对应不同销售部门的产品经理组;把需要从生产工厂常规储运部门调配的、不需要重新制作的物资明细数量传达给采购部门;把临时有变动,不能按原定运输中转计划及时到位的宣传品种类传达给展会临时运输小组及生产工厂的常规储运部门;再把与展会临时运输小组及生产工厂的常规储运部门进一步明确的运输中转最后时间传达给采购部门,保证了物资资源组前后的不同协助部门都能得到一致的、最新的工作进展、进度信息。
最后就是执行到位,在以上“两个到位”的前提下,整个物质资源组基本上就完成了本项工作的一半,剩余的就是按原定计划参与或协助(集团行政和采购两个日常部门)购买需外购的物品,按原定的第一次运输中转时间计划与展会临时运输小组配合,将以上物质运输到本次展览的临时总仓(生产工厂的常规储运部门);另一方面就是及时了解赶制印刷的宣传品的出品进度,督促所有宣传物品能在第二次运输中转时间计划内到达临时总仓,与第一次的辅助物品、展开现场试吃(饮)物资会合,保证了所有展会的必需物质与工厂生产的展会样品同时发往展会目的地。
而参考资料显示: 成语“三位一体”常用来比喻三个人、三件事或三个方面联成的一个紧密不可分的整体,就以上员工在执行展会物质组织工作中,在沟通到位、传达到位、执行到位的基础上换取到了一个体面的工作结果,让笔者对推行“三位一体”执行管理新内涵的思考更加深信不疑,您说呢。