拯救英文邮件哪些神句拯救了你的英文邮件？-爱华网

楼上各位大神的句子我都兴奋地右键啦，但是好像没有看见特别多用于给negative response的英文邮件句子，所以结合自己经验来补充一些写拒绝邮件的常用句子和模板。

因为读书和工作的关系，我近几年来的每一天都是被英文邮件炸到脑袋疼。经过最初的一段练习时间后，我写英文邮件的水平和速度都有了很大提高，但是唯独有一种邮件依然能每次都让我感到非常头大——那就是写邮件来拒绝别人。由于各种各样的原因，你可能经常要拒绝客户、拒绝合作伙伴、拒绝你的同事或组织、甚至拒绝的你的supervisor、大老板……

作为一个天然以满足他人为己任的天秤座老好人，拒绝别人的要求永远会让我自己feel bad，所以我总结出了一套比较简单但又比较明确的邮件say no法，能让对方感到你的拒绝情有可原又礼貌，你还是那个他/她认识的乐于助人又超级nice的靠谱同事，也可以让你自己感到比较心安理得。

进入正题。

事情是这样的：你收到了一个要求，由于种种公司或个人原因，你感到无力完成。有可能是老板扔给了你一个特别大的任务，而你手头上有特别多事；也有可能是客户邀请你见面，然而你却要去休假；或者是有人要求你帮忙完成一件事，然而却有可能违反一些规定。

不管是哪一种情况，记住一点：1. 绝对不要马上回复。花点时间想明白以下几个问题。

很多公司都有一个24hr/或XXhr reply policy，所以在你愤怒/桑心/委屈地打出no并发出邮件之前，三思以下这几点：事情的priority、对方的request的意图——他/她到底想让你完成的是哪些东西、完成这个request所必须的commitment，以及你拒绝该要求的合适理由。

priority的重要性其实不必多说大家应该都懂。你司在最焦头烂额生死攸关的时候需要你来承担责任，然而你却要去休假；或者大老板扔给你一个超重要任务，然而你忙于小老板布置给你的杂七杂八的事情，所以你果断地告诉大老板不行我没空——这种事情发生的话估计老板应该会直接开除你吧。

对方的request的意图——这一点其实很容易被忽略的。我们都不是native speaker，有的时候对英文邮件的画外音不会那么敏感。而且如果写邮件的对方也不是native speaker, 那也有很大的可能会有miscommunication。

完成这个request所必须的commitment——这一点是为了让你和自己确认一遍：你真的完不成这个任务吗？你真的要拒绝吗？真的吗？的吗？吗？如果你的答案是：对我就是这么残忍，那请继续往下看。同时记得，如果你真的决定一定要拒绝了，那邮件中间就不要留有大的余地，清楚地say no，不要让对方有argue back的空间。更糟糕的是，如果对方argue back之后，你又勉为其难地答应了，那对方会觉得你是个超好说话超好唬的人，以后又有没人想干的活就都扔给你，because your "no" doesn't carry any weight.

因此我的建议是：在邮件正文的第一句，重述一遍你对request的理解——不要复制黏贴对方原话，用你自己的话，清晰、简单地说出来。这样也能够让对方觉得，你是有认真理解，认真考虑过对方的要求了。（当然，前面可以有简单的greeting）

给几个例子：
If I'm understanding your email/request correctly, you are asking for/asking our team to
……
I believe that you are requesting......

第二句，告诉对方你需要多少时间/精力才能完成这件事情， give the requestor an idea of the time and effort needed to complete the task。
如：
In order to complete that request, I would need......
In order to maintain the high quality standard of our company/center/department, I would need ......
Taken together with my current responsibilities, this request would take 3-4 business days.

我个人比较喜欢第三个例子，因为会给人一种你特别忙的感觉哈哈哈~

接下来，清晰礼貌地陈述出因为什么样的原因导致你不能完成这个任务。不要留很大余地，也不要过于婉转。我就碰到过有一次，有一个同事想叫我周末加班帮忙一个活动，但我有自己的安排所以打算拒绝。结果因为我邮件写得比较婉转(I would love to help you with XXX but XXX) 结果对方习惯用手机查邮件，看了前几个字是would love to就没看下去，默认我会过来帮忙了。。。。。后来搞得特别尴尬。。。。
如果你真的很喜欢这么写的话，请把转折词放在句首，比如 While I would love to help you with......

不能完成对方要求的原因多种多样，我在这里把最常用的几种拒绝情况分一个类，每一类也给几个例子：

如果对方的要求不在你职责之内：
Unfortunately, your request as I understand it would conflict with our XXX policy, which states that......
At this time, our XXX does not handle these kinds of requests.

如果是时间上的问题：
Given the time limitations/my current workload/responsibilities, I will not be able to fulfill/take on this request at this time.
As I will be on leave during XXXX, I will not be able to complete your request before ......

其他原因：
Due to limited resources available at this time, I will not be able to...
Since our department presently has XX people on staff, we do not have sufficient manpower to......

第三，不管你前面怎么用礼貌地用语，拒绝别人总会显得有点。。无礼。那这时候给对方提供一个alternative的选项，语气就会柔和很多。而且，对方如果抓到另一根救命稻草，再跑回来缠着你说服你的可能性就大大降低了。当然，如果实在没有plan B，你也可以加一句，下次有类似任务的时候如果能提前X天告知我，我将会十分感谢blabla，类似的场面话。

比如，你可以建议对方找一个更合适的人选：
While I/our department will not be able to help you with this request, you may contact XXX, who is the (title here) at (contact info).

或者建议换个时间：
While I will not be able to work on this (time period), I would be able to help with your request after XXX.
As we are approaching the end of the year/financial year/etc., it would be better to resubmit your request in August when ......

其他建议：
Our department will be able to process future requests of this nature if given a 5-business-day notice
While I cannot XX this document/etc. in its entirety, I can XX the main points/parts so that you can move forward with......

欢迎补充其他可能需要面临的拒绝情况~到时候会在答案里update！ 4/4 首页上一页 2 3 4

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